fbpx

Visszatérés az új normálisba – Milyen kihívásokra kell felkészülnünk?

Az utóbbi hónapokban soha nem látott változások mennek végbe a vállalatok működésében. Először a tömeges távmunka okozta kihívásokkal kellett megküzdenie a vezetőknek, most pedig az “új normálisba” való visszatérés okozhatújabb fejtörést. Ami viszont biztos: egyetlen cég sincs könnyű helyzetben.

Rengeteg munkáltató tér most vissza az irodai működéshez részben, vagy teljes egészében, több hónapos totális távmunkázást követően. Ez most nem egy sima karácsonyi szünet utáni hétfő reggel, nem egyszerű újraindítás, hiába megyünk vissza ugyanazokba az irodákba, sok helyen teljesen újra kell gondolni a működést, át kell szabni az új körülményekhez igazodva. De mire kell figyelni a menedzsereknek a visszarendeződés időszakában, hogy hatékonyan és produktívan menjen a munka az irodából és otthonról egyaránt? Milyen lesz az “új normális”? Olvasd el Mádi Gábor, a ShiwaForce agilis eszközök és infrastruktúra divízió vezetőjének tippjeit a zökkenőmentes visszatéréshez.

A karantén a legtöbb vállalat esetében kikényszerítette a gyors változást, alkalmazkodást és a digitális transzformációt mesterségesen előrébb lökte, sokak szerint nagyjából 2-3 évnyi fejlődés zajlott le a magyar cégek körében 2 hónap alatt. Felpörgött a digitális eszközhasználat, rengeteg munkavállaló kapott most laptopot és szoftveres támogatást, hogy távolról is hatékonyan tudjon dolgozni. Átalakultak a belső munkafolyamatok is és új platformok kerültek bevezetésre az akadálymentes távoli munkavégzés érdekében. Sokan felismerték, hogy azoknak a vállalatoknak, amelyek hosszú távú versenyelőnyre törekednek, valójában ez az egyetlen reális alternatíva. 

Gondoljunk csak bele, milyen gyorsan változnak a körülmények. Néhány hónapja, amikor a krízishelyzet épphogy csak elkezdődött, hirtelen mindenki arról beszélt, hogy a “digitális az új normális”, azonban talán ezt a szlogent a következő korszakban már meg is haladjuk és egyszerűen csak “új normálisról” beszélünk majd, hiszen a digitális fényképezőgép, elektromos fodrászat fogalma is kikopott mára a köznyelvből. Egy azonban biztos: egy új normálisba érkezünk most meg. Ez az új normális azonban nem kulcsrakész, rengeteg feladatot generál a vezetőknek, szervezeteknek, dolgozóknak egyaránt.

Milyen veszélyei vannak az irodai visszatérésnek? Mire kell felkészülni?

Az első probléma abból adódhat, hogy korábban jellemzően mindenki bent volt az irodában, így minden megbeszélés és egyeztetés személyesen zajlott. Az utóbbi hónapokban pedig mindenki otthon volt, így a kommunikáció ugyanolyan zökkenőmentesen zajlott, mint előtte, csak néhány hatékony digitális eszköz kellett hozzá. Ha eddig kérdésünk volt, dobtunk egy Slack üzenetet. Csapatszintű megbeszélésre volt szükség? Arra ott a Google Meet és a Zoom. A jövőben viszont tipikusak lesznek az úgynevezett kevert állapotok, amik nagyban megnehezítik a csapatok hatékony együttműködését és a megbeszélések is nagyobb szervezést, rákészülést igényelnek. Arra kell koncentrálni, hogy a távollevők soha ne kerülhessenek hátrányba, ehhez első sorban a digitális kommunikációs platformokra és egy mindenki által hozzáférhető tudástárra kell támaszkodni. 

Ebben az új helyzetben valószínüleg fel fognak merülni nem várt hardver és szoftver igények is. A tárgyalókat fel kell készíteni arra, hogy akár tömegesen is be lehessen hívni kollégákat videohívással, miközben a csapat másik fele személyesen vesz részt a megbeszélésen. Szükség lesz megfelelő minőségű kamerára, mikrofonra,  automatikusan generált Google Meet linkekre. Mindemellett az, hogy a csapat egyik fele otthonról, a másik fele az irodából dolgozik, megkövetel egy nagyfokú transzparenciát és valós idejű követhetőséget. Fontos, hogy mindig rögzítsük a megbeszéléseket illetve írjunk memo-t, amit elérhetővé tudunk tenni a csapat minden tagja számára egy közös tudástárban, így az sem marad le, aki nem tud részt venni egy megbeszélésen. 

Nálunk például eddig is az volt a bevett módszer, hogy a közvetlen napi kommunikáció a munkatársak között a Slackben zajlott, a csapatmegbeszélésekre kiválóan alkalmasnak bizonyult a Google Meet, de minden egyes megbeszélést rögzítettünk és feltettünk az Confluence wiki megoldásába, így bármikor, bármilyen anyag visszakereshetővé vált minden kolléga számára. A feladatok hatékony kiosztását, utánkövetését és a projektek menedzsmentjét pedig az Atlassian Jira szoftwere teszi lehetővé. 

Már most is látjuk, hogy sokan be-be járnak az irodába (bár a legtöbb helyen még nem kötelező) és egész nap egyedül ülnek a az ergonomikus munkaállomásukon, és ugyanúgy ki-be lépkednek a virtuális meetingekre, mint otthonról, így gyakorlatilag “irodai home officeban” vannak, sokszor nem is találkoznak személyesen más kollégákkal. Láthatólag most egy izoláltabb működés vár ránk az irodában, megkérdőjeleződhet az open office, a nagy közös munkaterek, más struktúrában lehet szükség a tárgyalókra, extra értékké válik a zajszűrés. 

Egy másik terület, amit nem hagyhatunk figyelmen kívül, a működési szabályzatok témaköre. A  karantén idejére a legtöbb cég ideiglenes IT és home office policy-ket hirdetett meg, amik a hosszú távú működéshez nem állják meg a helyüket, ezeket minél hamarabb újra kell gondolni. Emellett számítani kell arra, hogy drasztikusan megnövekszik az IT, üzemeltetés és backoffice irányába a kérések és ügyek száma ugyanúgy, mint a távmunkára történő átállás során. A fentebb említett területek közül mindegyiknél felértékelődik a belső ticket rendszer, de a felhő alapú feladatkezelőkkel könnyen ki lehet ilyet alakítani kisebb szervezetekben is. Ez rengeteg időt és pénzt takaríthat meg a cégnek és növekszik a munkavállalói elégedettség is. 

Ugyanakkor vannak olyan új digitális munkafolyamatok a totális távmunka működésnek köszönhetően, amiket nem érdemes eldobni az irodai visszatérést követően sem. Tipikus példa az onboarding. Az új kollégák bevezetése szempontjából kiemelt jelentőségű a személyes bemutatkozás, első benyomások, viszont sokkal hatékonyabb, ha ezután a legtöbb tartalomhoz, tréninghez hozzáférhet digitális formában is. Az adott technológiákhoz kapcsolódó tréningeket első alkalommal már érdemes rögzíteni és a később csatlakozók ezt visszanézhetik, anélkül, hogy mindig a senior kolléga ideje égne el. 

Egy közös tudástáron belül pedig elvárható valakitől, hogy a saját adatait, elérhetőségeit saját maga rögzítse be, ezzel is csökkentve a backoffice terhelését, illetve így rá is van kényszerítve az első önálló szerkesztésre, később ez már nem lesz probléma.

A vészhelyzeti működés után itt az ideje egy olyan csapatmunka és vállalati működés kialakításának, ami egy esetleges őszi második vírushullám esetén már nem érinti olyan érzékenyen a hétköznapokat. Mi össze is gyűjtöttünk rengeteg hasznos gyakorlatot ezen a téren, a hatekonycsapatmunka.com oldalon keresztül pedig el is érhető bárki számára.