fbpx

Virtuális csapatmunka: nem csak távmunkából hatékony

Az online kollaboráció remek alternatívát kínál a személyes megbeszélésekkel szemben és rengeteg értékes időt és energiát spórolhatunk vele, de csak ha rendelkezünk a megfelelő digitális infrastruktúrával és optimalizált munkafolyamatokkal.

Az online kollaboráció remek alternatívát kínál a személyes megbeszélésekkel szemben és rengeteg értékes időt és energiát spórolhatunk vele, de csak ha rendelkezünk a megfelelő digitális infrastruktúrával és optimalizált munkafolyamatokkal.

Sokan arra panaszkodnak, hogy túl sok időrabló megbeszélésen kell részt venniük nap, mint nap, nem tudnak elmélyülten dolgozni, mindig megszakítja őket valami a fókuszálásban. Míg másoknak pedig az fáj, hogy gyakran nem jutnak hozzá a munkájukhoz szükséges információkhoz, folyton úgy érzik hogy kimaradnak valamiből.

Az Atlassian felmérése szerint a vállalati dolgozók havonta 31 órát töltenek felesleges megbeszéléseken, miközben havonta több mint 60 meetingre ülnek be. A feleslegesnek gondolt időben 73 százalékuk más munkát végez, 47 százaléka simán csak panaszkodik, 39 százalékukkal előfordult már, hogy aludtak meetingeken, de szinte mindenki álmodozik elmereng néha, de a megkérdezettek 96 százaléka nyilatkozott úgy, hogy bizonyos meetingekre egyszerűen nem is megy el.

Nyilván nem mondhatjuk le az összes megbeszélést, ahogy az is túlzás, ha valakit végig betábláznak. A túlzásba vitt meetingelés káros, de a produktivitáshoz bizonyos mennyiségben mégis hozzájárul.

Van egy jó hírünk! Nem feltétlenül kell feleslegesen megbeszéléseken ülnünk ahhoz, hogy a eredményesen működjön a csapatmunka. Virtuális korban élünk és ennek köszönhetően egy teljes digitális fegyverarzenál áll a rendelkezésünkre, ha együttműködési eszközökre van szükségünk. Ezek az eszközök segítik a kapcsolattartást és interaktív együttműködést a kollégák között, hogy a csapatok a lehető legtöbbet hozhassák ki magukból a munka során. Íme néhány ötlet a találkozók és a virtuális együttműködési lehetőséggel összehangolt formáiról, amelyek elősegítik a termelékenység növelését és az időhiány csökkentését.

Virtuális kollaboráció megbeszélések helyett

Tipp: Ha tudjuk, hogy mi a célja egy adott megbeszélésnek, egyszerűbben végig tudjuk gondolni, hogyan lehet átköltöztetni a digitális térbe.

Információmegosztás

Ha egy megbeszélés célja, hogy információkat adjunk át a csapaton belül, gondoljuk át, hogy nem elegendő-e egy emailt, Slack üzenetet vagy egy közösen elérhető céges blog vagy Wiki bejegyzést írni a témában. Ezzel a módszerrel megadjuk azt a személyes szabadságot a kollégáinknak, hogy akkor kapcsolódjanak be az információáramlásba, amikor befejeznek egy fontos feladatot és nem szakítjuk meg őket munka közben, ráadásul ezek az írott információk később is elérhetők, visszakereshetők bárki számára, ha a megfelelő platformon kommunikáljuk őket. A megszakítás még a felesleges meetingnél is károsabb, az Atlassian felmérése szerint a koncentrálni próbáló irodai dolgozókat naponta (!) 56 alkalommal szakítja félbe valaki vagy valami, így sokan naponta 2 órát csak azzal töltenek, hogy visszataláljanak a feladataikhoz.

A folyamatos csepegtetés helyett érdemes csokorba szedni a tudnivalókat, az emberek általában szeretik egyben fogyasztani a fontos információkat, pláne ha tisztában vannak vele, így jónéhány időrabló megbeszéléstől kímélik meg magukat. Ha az összes értékes tudnivalót összegyűjtjük és átlátható, strukturált módon közzétesszük egy mindenki számára elérhető Confluence oldalon, ami kereshető, kommentálható, szabadon szerkeszthető, az ösztönzően hat a kollégák hozzállására és produktivitására egyaránt.

Problémamegoldás

Korábbi kutatások bebizonyították, hogy nagy csoportban az emberek sokkal kevesebb energiát fektetnek egy probléma megoldásába, mint egyedül. Ezt a pszichológiában “social loafing”-nak, magyarul társas lógásnak nevezzük.

Éppen ezért érdemes megfontolni a nagy közös ötletelő meetingek tartása helyett egy Trello board kialakítását, ahol a csapattagok egyesével, részfeladatonként oszthatják meg a gondolataikat, ötleteiket egymással. Ha emellett döntünk, fontos hogy szabjunk határidőket egy-egy feladat elvégzésére, ezzel segítve a kollégákat a feladatok priorizálásában és az önálló munkavégzésben.

A digitális kollaboráció alapja az elszámoltathatóság és transzparencia. Ha azt szeretnénk, hogy hosszú távon eredményes maradjon a csapat, szükség lesz egy projektkezelő/ feladatkezelő szotfverre és arra, hogy világosan meghatározzuk a határidőket. Ha senki nem említi, hogy mikor van határidő, az emberek azt gondolják, hogy a feladat nem sürgős és automatikusan hátrébb sorolják, akár a végtelenségig. A JIRA különböző riport nézeteiben viszont folyamatosan szemmel lehet tartani a feladatokat, hogy ne “essen le” semmi. Egy reggeli standupon összesítve látjuk, hogy ki melyik ágon mennyit dolgozott, a vezetők a teljes projekt haladását akár 30 másodperc alatt felmérhetik, míg a dolgozók saját szűrésben a számukra előírt feladatokat kapják tálcán kínálva.

A feladatkezelő legnagyobb előnye, hogy tiszta átlátható formában képes nagyon sok információt kezelni, ugyanakkor nem igazán alkalmas ad hoc információmegosztásra, kérdezésre, lazán kapcsolódó gondolatok kieresztésére. Erre valóak viszont a chat programok. Érdekes, hogy sok helyen viszont éppen a chat programokban próbálnak csapatot vezetni és feladatot kiosztani. Nos, az szintén nem fog jól működni.

A megfelelő eszközök, emberek és gyakorlatok megtalálása

A kollaborációs eszközök a megbeszéléseket is hatékonyabbá teszik, de ami még ennél is fontosabb, hogy lehetővé teszik jónéhány meeting elengedését.

Vállalati chat: Mindenképp olyan megoldást érdemes választani, ahol van lehetőség speciális feladatok és projektek mentén különböző csoportokat, csatornákat létrehozni és ami lehetőséget biztosít a hang és videohívásra is. A vállalati chat platform kiválasztásánál kritikusan fontos, hogy a csapattagok a lehető legkönnyebben, akadálymentesen érjék el egymást és ne kelljen például azon gondolkodni, hogy az adott projektben kit kell még “cc”-re rakni.

Belső blog/dokumentumkezelő/kontent menedzsment rendszer: Minden csapat rengeteg dokumentumot állít elő hétről hétre, és ha egyszer belevágunk az együttműködés és a munkafolyamataink digitalizálásába, ezek az információk hozzáférhetővé, kereshetővé és szervezetté válhatnak. Azért a feltételes mód, mert még a legjobban kitalált digitális rendszert is képes megölni, ha nem mindenki használja. Ha valaha is meginog a bizalom, hogy ebben a rendszerben biztosan megtalálunk mindent, amire szükség lehet és más helyeken is meg kell nézni, akkor gyorsan partvonalon kívülre kerülhet, akkor is, ha digitális.

Projektmenedzsment szoftver: A sikeres virtuális együttműködés szempontjából elengedhetetlen az, hogy meghatározzuk és hozzárendeljük a feladatokat a csapathoz, megosszuk a szükséges fájlokat és képeket, valamint nyomon kövessük a munkafolyamatokat. Egy jó projektmenedzsment eszköz segít átlátni a folyamatokat, a projektek jelenlegi állását és a feladatok státuszát.

Dolgozzon a csapatunk akár távol egymástól, akár egy nyitott irodában, egy feladatkezelő rendszer mindenki számára lehetővé teszi, hogy informált maradjon anélkül, hogy be kellene csatlakoznia egy videohívásba vagy személyes megbeszélésbe.

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM