
Menedzserek vagyunk. Nem olyanok, akik elégedetten megveregetik a saját vállukat, de be kell vallanunk: a csapatunk baromi jól teljesít. Legalábbis nekünk így tűnik. Hogy miért? A nagy projektekek szépen haladnak, a határidőket betartják. Nem kell heves konfliktusokat szítani vagy épp csillapítani a csapaton belül, mindenki tudja a feladatát és a munkamegosztás is jól működik. Mi baj lehetne?
Hogyan érzi magát a csapatunk valójában?
„Emberként gyakran csak azt látjuk meg, amit látni szeretnénk. Ez igaz a vezetőkre is ”- magyarázza Kimberly Davis, a Brave Leadership szerzője. “A vezetők nagyon elfoglalt emberek, ezért azt szeretnék látni, hogy a dolgok jól működnek, mert ez időt takarít meg nekik.”
Egyesek ezt vak optimizmusnak nevezik, míg mások inkább szelektív tudatlanságnak gondolják. Tulajdonképpen mindegy minek hívjuk, ez egyre távolabbi szintre emeli a vezetőket a valóságtól és attól, ami valójában a csapatban történik. Az Atlassian felméréséből kiderül, hogy amikor arra kérték a vezetőket, hogy értékeljék a csapatuk állapotával kapcsolatos állításokat, akkor következetesen jobbra tippeltek, mint a munkatársak. Például:
- A menedzserek 37 százaléka szerint csapatuk gyorsan és könnyen hozzáférhet az információkhoz, de munkavállalóiknak csak 20 százaléka értett egyet az állítással.
- A menedzserek 45 százaléka azt mondta, hogy őszinte visszajelzéseket kapnak, de a munkavállalók csupán 26 százaléka érezte úgy, hogy valóban őszinte visszajelzést tudott adni.
Ezek az eltérések még rosszabb a C-szintű vezetők esetén. A felsővezetők kétszer olyan valószínűséggel mondják, hogy csapatuk jól teljesít, vagy jó közérzettel rendelkezik, mint ahogy azt a munkatársaik érzik.
Ebből az eltérésből adódóan “Olyan döntéseket hozhatunk meg, amelyek a fantáziánkon és előfeltételezéseinken alapulnak, a valóságos szituáció figyelmen kívül hagyásával.” – mondja Kevin Monroe, vezetői tanácsadó. “Ez az alkalmazottak kiábrándulásához és kiégéséhez vezet és végső soron az embereket egyértelműen távozásra készteti.”
6 tipp a probléma orvoslására és a csapat fejlesztésére
A jó hír az, hogy nem kell a körülmények áldozatává válnunk. Ha menedzserek vagyunk, menjünk végig az alábbi lépéseken, hogy jobban megértsük, hogyan érzi magát és hogyan teljesít a valóságban a csapatunk. Az összegyűjtött információk segítenek a pozitív változások elérésében.
- Időzítsünk be rövid állapotfelmérést
Próbáljuk ki ezt az egyszerű állapotfelmérő játékot az Atlassian Playbookból. Ez a játék hatékony módszert kínál a fejlesztési területek azonosítására. A csapat összegyűjti egy egyszerű szavazási rendszer segítségével 8 szempont mentén, hogy mennyire működnek jól a munkafolyamataink. Fontos, hogy ez a játék az őszinte és nyílt kommunikáción alapul, ami nem jöhet létre, ha nem tudunk egy ítélkezéstől mentes, biztonságos, bizalmi légkört megteremteni hozzá.
Először szavazással döntenek a csapattagjaink a 8 szempont jelenlegi állapotáról és színekkel látják el a területeket (jó – zöld, közepes – sárga, rossz – piros). Amint ezzel elkészültünk, a csoport kettőt vagy hármat választ a piros és sárga területek közül, hogy innentől ezek fejlesztésére tudjanak összpontosítani. Tegyük ezeket prioritássá. Menedzserként maradjunk nyitottak minden visszajelzés és javaslat befogadására és javasoljunk következő lépéseket.
- Merjünk visszajelzést kérni
“Ahhoz, hogy valóban megtudjuk, mit gondolnak és éreznek a csapattagjaink, meg kell kérdeznünk tőlük” – mondja Kim Scott, a Radical Candor társalapítója.
Az Atlassian kutatásából az is kiderül, hogy a azok a munkatársak, akik azt mondták, hogy nem oszthatnak meg visszajelzéseket a menedzsereikkel, 54 százalék szerint ez azért van, mert a vezetők egyszerűen nem kérik.
Őszinte visszajelzést kérni és adni sokszor nem könnyű és sokan egy plusz nyűgnek élhetik meg, ha nem képezi a munkakultúra részét jelenleg, de vannak olyan kérdések, amelyek segítségünkre lehetnek ilyen helyzetekben. Például:
- Mit tehetek, miben kellene fejlődnöm, hogy megkönnyítsem a közös munkát?
- Hogyan támogathatlak ebben a projektben?
- Van-e bármi akadályod, ami meggátol a feladatok elvégzésében?
- Tudod-e pontosan mit kell csinálnod? Rendelkezésedre áll-e elegendő információ?
A vezetőknek emellett fontolóra kell venniük a rendszeres, a vállalat egészére kiterjedő felmérések beiktatását a teljeskörű visszacsatolás érdekében.
- A pszichológiai biztonság elősegítése
Még ha anonimitást is biztosítunk egy ilyen felmérés során és néhány okos kezdőkérdést dobunk be, akkor sem lesz kényelmes kritikus visszajelzéseket adni a csapat tagjainak, ha aggódnak az esetleges következmények vagy a megtorlás miatt. Itt jön képbe a pszichológiai biztonság.
“Biztonságérzetet kell adnunk a számukra, hogy el merjék mondani mi a valóság, mert ha nem bíznak bennünk, akkor soha nem fogjuk megtudni, mi a probléma” – mondja Davis.
De hogyan csináljuk ezt? “Kezdjük azzal, hogy megkérjük csapatunkat, hogy adjon visszajelzést, majd jutalmazzuk erőfeszítéseiket, bármennyire is jelentéktelenek a visszajelzéseik” – mondja Scott. Példaként említi azt az esetet, amikor a csapattól kért nyíltan visszajelzést és valaki válaszul panaszkodni kezdett az irodában kapható tea miatt. „Bár a hozzászólás nem érintette közvetlenül a munkát, nyilvánosan megköszöntem az illetőnek a visszajelzését és gondoskodtam a tea lecseréléséről, így mindenki láthatta aki részt vett a megbeszélésen, hogy van értelme visszajelzést adni és megoldás is született a probléma kezelésére.”
Ez egy kisebb, de fontos példa: ha azt szeretnénk, hogy csapat elmondja a véleményét, ellen kell állnunk a védekezés iránti vágynak, vagy kifogáskeresésnek és meg kell jutalmaznunk őket azért, mert aggályaikat ki merték tenni az asztalra.
- Menjünk ki az irodánkból
A vezetők szívesen dicsekednek a „nyitott ajtó” politikájukkal. De gondolj bele: ez valójában a munkavállalóra hárítja a terhet ahelyett, hogy odafigyelnénk arra, mi történik a csapatunkban.
Egy vezető számára Monroe szerint jobb stratégia az, ha kilép az irodából és naponta legalább egyszer értő figyelemmel fordul a csapatához. Ez lehetőséget nyújt a történések megfigyelésére és meghallgatására. Nem kémkedésről van szó, hanem elkötelezettségről és hozzáférhetőségről.
Monroe egy call center környezetből mutat be egy hétköznapi példát arról, amikor a vezetők kipróbálták ezt a technikát, és felfedezték hogy a munkavállalók széke elkeserítően kényelmetlen, ami megkeserítette a mindennapokat.
“Korszerűsítették a székeket, és a munkavállalók elégedettsége, elkötelezettsége és termelékenysége hirtelen megugrott” – mondja. – “Ezt nem is vehettük volna észre, ha mindig az ügyvezetői irodánkban vagy a vezetői üléseken ülünk.”
- A fontos döntéseket a csapattal együtt hozzuk meg
Menedzserként nyilvánvalóan mi vagyunk a végső döntéshozók. Fontos azonban felismerni, hogy a csapat tagjai csalódottak lehetnek, ha minden döntési helyzetből kihagyják őket és folyamatos végrehajtó üzemmódban kell lenniük anélkül, hogy bevonnák őket a fontosabb folyamatokba.
A csapatot közvetlenül érintő döntéseket nem szabad egyedül meghozni. Gyűjtsük össze a csapatot, mutassuk be a lehetőségeket, vitassuk meg az előnyöket és hátrányokat, és engedjük meg, hogy mindenki megossza a véleményét.
- Használjuk megfelelően a begyűjtött visszajelzéseket
Ezen tippek többsége a visszajelzések összegyűjtésével foglalkozik. De itt még nem szabad megállni, hiszen a feladat oroszlán része még ezután következik. Ha nem tervezzük, hogy intézkedünk a tanultakat illetően, akkor jobb, ha egyáltalán nem is kérdezünk.
Tehát, ha azt halljuk, hogy a konyhában ihatatlanul rossz a tea, cseréljük ki. Ha azt mondják, hogy az irodai székeken nem lehet normálisan ülni, cseréljük ki őket. Ha csapatunkat újra és újra ugyanaz az akadály éri, értékeljük át, vizsgáljuk felül a munkafolyamatokat.
“Hallottunk már olyanról, hogy a vállalkozások feedback eszközökbe fektetnek be, majd végül leállítják őket, mivel nem tudták elfogadni a folyamatos negatív visszajelzéseket” – mondja Trent Innes, a Xero Australia és Asia vezetője. Ez komoly probléma, hiszen transzparens kommunikáció híján csökkenni fog a csapatok elkötelezettsége és nem alakul ki kölcsönös bizalom, ami a hatékony munkavégzéshez feltétlenül szükséges lenne.
Érdemes megfontolni egy olyan eszköz beszerzését, ami segít az emberi kapcsolatok ápolásában, elősegíti a belső kommunikációt és a céges feedback kultúra fejlődését. Nekünk a StatusApp vált be erre a célra, ami egy agilis visszajelzésküldő alkalmazás. A StatusApp a saját fejlesztésű, de mások számára is elérhetővé tett online HR alkalmazásunk, ami lehetővé teszi a munkatársak számára a napi szintű visszajelzést, a sikereik és elakadásaik bejelentését és ezáltal a felmerülő problémák gyors megoldását.
2020. október 26.