fbpx

Social intranet – a vállalatok titkos fegyvere a transzparens és hatékony működéshez

Ha egyetlen szlogenként kellene megfogalmazni, hogy mi a célja a mai modern intranet rendszereknek, azt mondanám: Érjünk el többet, együtt. 

Ma már alapelvárás, hogy az intranet ne egy felülről lefelé folyatott “push jellegű” információtenger legyen, hanem egy távmunkabarát csapatmunka-tér, ami nem akadályozza a tudásmegosztást és a mindennapi kollaborációt, hanem segíti.

Már az 1960-as években is jelentős tudományos kapacitás ment el arra, a nagyvállalatok belső kommunikációs folyamatainak megértésére és segítésére. Az IT fejlődésével és a számítógéphez kötött irodai munka terjedésével ennek a gondolkodásnak a végterméke lett az intranet. Lehet szeretni-utálni, de ezek a megoldások teszik működőképessé a nagy szervezeteket békeidőben és válságban is. Érdemes megnézni azt is, hogyan reagált ez a terület a közösségi média és a távoli munka forradalmára, mire képes ma egy vállalati belsőkommunikációs platform?

2020-ban a vállalatoknál már nem az a kérdés, hogy van-e céges intranet, hanem hogy melyik évtizedből származik. 

Ez egyben jó hír, másrészt komoly különbségek forrása is, versenyképességi tényező. A 90-es években használt rendszerek a faliújság digitális verziói voltak, kizárólag a “top-down” kommunikációra terjedtek ki, amit szinte csak a HR terület használt az információk megosztására. A 2000-es években már egyre több helyen funkcionált az intranet egyfajta vállalati portálként, központi helpdeskkel és korlátozott tartalomkezelési képességekkel. 2010-re pedig központi alkalmazások gyűjtőhelye lett, megjelentek a közösségi és kollaborációs eszközök, és a részlegeken átnyúló funkciók.

2020-ra megjelent a social intranet fogalma, ami a korábbi megoldásokhoz képest egy olyan közösségi felületté, tudástárrá formálódik a vállalati működésben, amely kiválóan alkalmas a kapcsolatteremtésre és közös munkára is a fentieken túl. Mára egyértelműen az az elvárás, hogy tegyük az intranetet egy kooperatív digitális térré és ne csak vállalati híradóként gondoljunk rá. 

Ezzel el is jutottunk mostanra a fapados egyirányú intranettől odáig, amit ma sokan úgy hívnak, hogy “Digitális Munkahely”.  Persze itt koránt sem egyetlen eszközről beszélünk már, hanem egy komplex vállalati intranetből, CMS-ből, funkcionális alkalmazásokból álló, egyébként egymástól szétválaszthatatlan elemekből felépülő ökoszisztémáról.

 

Miben több a Social Intranet? 

Nem csak átfogó hozzáférést biztosít az információkhoz, de korlátlan kommunikációs lehetőség is párosul hozzá. Biztosítható az automatizáció, integrálható más rendszerekkel és teret ad a csoportos együttműködésre. Legtöbbünknek ez egy céges Wiki, blog, fórum és egyéb csatornaként jelenik meg.

Az amerikai Forbes felméréséből kiderült, hogy a CEO-k 87%-a szerint a digitálisan felturbózott alkalmazottak évente legkevesebb +5%-os árbevétel növekedést generálnak a vállalatnak, ahhoz képest, mintha a hagyományos eszközeikkel dolgoznának – ugyanezt halljuk a hazai ügyfelektől is. Ez a felsővezetői motiváció a hatékony és eredményes rendszerek bevezetésére.

Mik a social intranet leghasznosabb funkciói?

Ma már előfeltétel az automatikusan és időzítetten frissülő és frissíthető tartalom, a chat és a hírfolyam funkciók elérhetővé tétele. Ez lehetővé teszi hogy gyorsan és egyszerűen tudjuk frissen tartani a kollégák információszintjét és támogatni tudjuk a tettvágyat.

A legfontosabb persze, hogy minden legyen elérhető mobilon is hiszen a napi életben a statisztikákat is megvizsgálva már a mobil az elsődleges platform az ilyen tartalmak és szolgáltatások igénybevételére, ez ugyanis mindig és minden helyzetben kéznél van.

Milyen buktatói lehetnek a social intranet bevezetésének?

Az egyik legnagyobb buktató, ha az intranet valahol megakadt a már korábban említett bevezetési fázisok valamelyikén, vagy nem figyeljük az újításokat és nem alkalmazkodunk a változásokhoz. Ebben az élethelyzetben, amiben most vagyunk kulcsfontosságú, hogy távolról is mindent ugyanúgy elérjünk, valamint digitálisan is a személyes kapcsolatokkal egyenértékű információs szintet és kollaborációs szintet érjünk el.

Milyen megoldások közül választhatunk?

Alapvetően három típusú megoldás közül választhatunk jelenleg. Vannak szolgáltatói rendszerek, ahol minimális testreszabással érhetünk el eredményt – ilyen például az Atlassian Confluence. Vannak Open Source rendszerek, ilyen például a Drupal Platform, ahol a community közösség révén rengeteg példa és eszköz áll rendelkezésre de magunknak kell összerakni a rendszert az alapoktól. A harmadik csoportba tartoznak a teljesen egyedi fejlesztések, ahol a tartalomkezelő rendszerre építve valósítjuk meg a belső üzleti igényeinknek megfelelő intranet megoldást.

Mennyibe kerülnek ezek a megoldások? Mennyi időbe telik a bevezetés?

A szolgáltatói megoldások nagy előnye, hogy felhasználónként áraznak és könnyen skálázható bármely irányba, de a havonta akár 8000 forintos felhasználónkénti ár összességében meghaladhatja az egyedi rendszerek bevezetéséhez kapcsolódó jellemzően 20-50 milliós árat is rövid időn belül. Így érdemes egy alapos, több éves kalkulációt végezni, mielőtt valaki elköteleződne bármelyik irány mellett..

Alapvetően egy teljesen zöldmezős új intranet kialakítása 6-12 hónapot vesz igénybe, de egy legacy rendszerről való migrációval együtt akár 12-24 hónap is lehet. A tapasztalatok szerint szintén ugyanennyi egy meglévő intranet jelentős átalakítása, szintrehozása is. 

A több éves időtartamtól azonban nem kell megijedni: optimálisan a lépcsőzetes bevezetést szoktuk javasolni ügyfeleinknek valamint arra kapacitáljuk őket, hogy az elkészült részeket minél hamarabb mutassák meg a végfelhasználóknak is, mert szinte kizárt, hogy a tervezőasztalon sikerüljön eltalálni a munkavállalói igényeket. 

Menet közben rengeteg hibára derül majd fény, melyeket ma már hatékonyan lehet út közben korrigálni. Az egyetlen valódi hiba, az, ha egy cég elhanyagolja, alulpriorizálja a belső információáramlást, a social intranet fejlesztéseket. A jelenlegi turbulens időszakban ezzel egy vállalat azt kockáztatja, hogy nem tud érdemben beszélgetni a dolgozóival és azok egymással, ami elsőre HR/fluktuációs kihívásokhoz vezet, de összességében egy erős versenyképességi hátrányt jelent.

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM