fbpx

Így maximalizáld az otthoni munkavégzés hatékonyságát

Egy ideje a legtöbb cég munkavállalói home officeban dolgoznak. Ha még az olyan eszközök, mint a notebook és a cloud szolgáltatások meg is vannak a hatékony távműködéshez, a módszertan és a mindennapi rutin a legtöbb hazai cégnél teljes egészében hiányzik. Lássuk, mit tehetünk vezetőként!

Jogos a munkaadók aggodalma a következő hetek gazdasági hatásai miatt, hiszen Magyarországon eddig mindössze az európai átlag fele, a munkavállalók 3,7 százaléka dolgozott tartósan távmunkában. De hogyan lehet “fájdalommentesen” és zökkenőmentesen átállni a távmunkára? Milyen tényezők befolyásolják, hogy hosszú távon fenntartható legyen az otthoni munkavégzés?

Nincs két egyforma cég és egyforma piaci helyzet így a megküzdési stratégia is változó lesz mérettől és iparágtól függően. Nézzük meg, mit tehetnek a különböző piaci szereplők a jelenlegi helyzetben és milyen kérdésekre kell választ találniuk!

Egyéni vállalkozók

Sokszor saját magunk főnökének lenni a legnehezebb.

Egy ilyen helyzetben, mint a mostani, fokozottan felerősödik a felelősségvállalás, hisz meg kell oldani a mindennapi üzletmenetet anélkül, hogy egy vezető megmutatná a követendő irányokat. Nem csak a munkarendet kell átszervezni, hanem más csatornákon folyik majd a kommunikáció, az információ áramlás során nélkülözni kell a személyes találkozókat, az egyeztetéseknek egy új protokollja alakul ki.

Minden olyan egyéni vállalkozó, akinek a tevékenysége kommunikációhoz kötött, rákényszerül, hogy megtanulja új eszközök használatát. Minél gyorsabban mozog otthonosan a különböző online meetingek világában, annál gyorsabban tud átállni erre a megváltozott munkamódszerre, és tudja életben tartani vállalkozását.

Milyen kérdések merülhetnek fel?

  • Mire van szükségem technikailag egy jól működő otthoni iroda kialakításához?
  • Hogyan tudok maximális rugalmassággal reagálni ezekre az új kommunikációs kihívásokra?
  • Hogyan tudok több résztvevős találkozókat megszervezni, ahova partnereimet meghívhatom, és a tartalom sérülése nélkül megbeszélhetjük az együttműködés aktuális kérdéseit?
  • Milyen hátrányokkal és milyen előnyökkel számolhatok a következő időszakban, ha a digitális térben kell dolgoznom?
  • Mely munkafolyamataimat tudom digitalizálni azért, hogy a versenyképességemet megtartsam vagy akár növelni tudjam?

Kisvállalatok

Számos kisvállalat vagy ahogy összefoglalóan hívjuk, a KKV szektor szereplői talán még nem is gondoltak arra, hogy kicsit jobban elszakadjanak az irodai léttől. Természetesen nem lehet vízvezetéket vagy autót szerelni otthonról, de például ügyfélszolgálatot, adminisztrációt, számlázást és könyvelést kiszervezni távmunkába igen.

Ez járhat olyan előnyökkel mint például az, hogy nem csak a környékünkön lakók jöhetnek szóba mint munkavállaló, és adott, nem helyszínhez kötött tevékenység esetén pedig piacunknak számíthat akár az egész ország vagy külföld is.

Mi szükséges ehhez?

  • A munkavállaló részére biztosított laptop, emailek és céges fájlok, anyagok távoli elérése, kommunikációs csatornák, stb. Ezt nem olyan nehéz biztosítani, számos akár ingyenes rendszer is létezik.
  • Természetesen az ingyenességért valamilyen módon fizetünk, például azzal, hogy az igénybe vett szolgáltatások köre korlátozott, az adatainkat felhasználhatják elemzésre vagy egyéb.
  • A kommunikáció történhet telefonon, valamilyen chat program segítségével (pl.: Skype, Slack), összehívhatunk telefon vagy videó konferenciákat, több szereplővel is. Erre több eszköz is alkalmas, pl.: a már említett Skype, Zoom, a Google különböző megoldásai.

Fejlesztő csapatok

A home office és távmunka eszköztár a legtöbb cégben eddig is megvolt, csak mindig féltek ilyen módon használni, kipróbálni. Pedig a fokozatos bevezetéshez képest, ha hirtelen, tömegesen jelentkezik a változás, akkor óriási bizonytalanság és frusztráció keletkezik. Ez azonban minden esetben csak átmeneti, néhány nap alatt elmúlik, nem szabad visszafordulni, hanem az első hibákból tanulva gyorsan tovább kell lépni.

Az viszont tévhit, hogy ez az eszköztár mindössze a notebookot és egy internetelérést jelent, valójában egy olyan technológiai csomagra van szükség, ami lefedi a teljes működést, kommunikációt, gyártást.

Ehhez a három kritikus eszköz:

  • kommunikáció
  • feladatkezelő
  • közös tudástár

Mit tehetsz?

  1. Tesztelj, hogy kiderüljenek az akadályok!
  2. Vágj bele bátran! Lesznek hibák, de nem baj, menetközben kijavítjátok.
  3. Biztosíts megfelelő eszköztárat a teljes működés lefedéséhez!
  4. Alakítsd ki a feladatkezelés módját!
  5. Találd meg a megfelelő platformot a csapattal való belső kommunikációhoz!
  6. Alakítsd ki a napi rituálékat! Legyenek rendszeres megbeszélések a csapattal.
  7. Legyenek a vezetők mindig elérhetők és nyitottak!
  8. Legyél rugalmas és teremts egészséges feedback kultúrát!

Tanárok, oktatók

Távoktatás eddig is létezett ugyan de ez a fogalom napjainkban új értelmet nyert. A tanárok, oktatók már nem egy lehetséges opcióként tekintenek arra, hogy diákjaik, hallgatóik, tanulóik távolról is becsatlakozhassanak az oktatásba, hanem nagyon úgy tűnik, az egyetlen létező megoldásként kell most erre berendezkedniük, egyelőre nem tudni, mennyi időre.

Nehézséget okoz, hogy ennek technikai hátterét ebben a kényszerhelyzetben kell megtanulni, és a megoldásokat a lehető legrövidebb idő alatt “szállítani” a hallgatók felé, akik nem szeretnének lemaradni a tanulásban, előre meghatározott tematika követésében, elsajátításában.

Lehetsz iskolai tanár, magántanár, nyelvtanár, szakmai tréner, vagy bármilyen oktató, ha a tudás átadása meg tud történni egy digitális csatornán keresztül, akkor a jó hír, hogy ez a munkatér létrehozható, tudsz dolgozni és el tudod végezni a munkádat.

Egyéni vagy csoportos órákat egyaránt tudsz tartani az internet használatával, elegendő lehet egy laptop vagy asztali számítógép, hogy ne ess ki a pénzkerésből.

Milyen kérdések merülhetnek fel?

  • Milyen programot tudok használni?
  • Annak használatát kitől tanulhatom meg?
  • Hogyan tudok oktatási anyagokat megosztani, majd a tanulást nyomon követni, számonkérni, ellenőrizni, visszajelzést adni a fejlődésről?
  • Hogyan tudok több fős csoportot online koordinálni?

Sport

Bizonyára felmerült benned, hogy ebben a kialakult új helyzetben mi lett azokkal, akik napi, heti rendszerességgel látogatták az edzőtermedet, vettek részt egyéni vagy csoportos órákon, ehhez bérletet vásároltak és tartanak valahol egyéni fejlődésük útján.

Bennük ugyanígy felmerültek az alábbi kérdések:

  • Mi lesz a bérletemmel?
  • Hogyan tudom folytatni az edzésprogramot?
  • Hogyan kapok a jövőben támogatást, edzői segítséget?

Mit tehetsz?

  1. Állj át online edzésprogramra, alakítsd ki az élőben követhető edzéseket, hogy vendégeidet meg tudd tartani, vagy akár növelni is tudd azok számát.
  2. Mérd fel, mik lehetnek a leglátogatottabb időpontok!
  3. Alakíts ki otthoni edzés bérletcsomagokat!
  4. Küldj ki edzés előtt programot, hogy fel lehessen készülni rá hely és eszköz szempontból!
  5. Kommunikálj rendszeresen a vendégeiddel egy erre alkalmas csatornán, adj visszajelzést a közösen elvégzett munkáról, annak haladásáról egyéni szinten!
  6. Hangsúlyozd ki a kontrollált, vezetett otthoni edzésprogram előnyeit!

Jogászok, könyvelők

Mindkét tevékenység pár évvel akár egy évtizeddel ezelőtt még a “könyökvédős”, papírhegyek között mozgó irodai munkát jelentett. Ez mára alapjaiban változott és már a jelenlegi kényszerű otthon tartózkodás előtt is kezdett egyre elterjedtebb lenni.

Ennek számos oka van: egyrészről a kormányzati szervek is felismerték a digitalizáció fontosságát és előnyeit. Nem csak a papírtakarékosság az oka ennek hanem az, hogy a digitális platformon elvégezhető feladatok növelik az ügyintézés sebességét és hatékonyságát. Másrészről maguk a felhasználók (ügyvédek, jogi irodák, könyvelők és cégeik) számára is előny, hogy nem kell adott esetben fél vagy akár több órát utazni ahhoz, hogy egy számítógép előtt leülve dolgozzanak.

Mit gondolunk, milyen eszközök szükségesek ehhez?

Mindenki rávágja: egy laptop és otthoni internet! Ez igaz, de azért ennél ez jóval többet jelent. Hozzá kell tudni férni adatokhoz (számítógépes fájlokhoz), tudni kell közösen szerkeszteni vagy véleményezni dokumentumokat és tudni kell otthonról is használni olyan erőforrást (pl. könyvelő program) ami azért a saját laptopon nem tudna üzemelni.Megpróbáljuk ezért felsorolni itt, hogy mi minden válhat szükségessé és milyen megoldásokat célszerű alkalmazni.

Mi szükséges a távmunkához valójában?

1. Számítógép

A legcélszerűbb valóban egy laptop, ideálisan webkamerával és beépített mikrofonnal. Ha ezek nem állnak rendelkezésre, akkor lehet viszonylag alacsony áron külső eszközt csatlakoztatni a PC-hez (USB csatlakozón keresztül).

2. Internet csatlakozás, hang és videó

Manapság elég jó sebességű internet csatlakozást kínálnak a szolgáltatók és erre van állami támogatású projekt is (SZIP). A minőség azonban nem csak ettől függ, hanem a gépünk és az otthoni, a szolgáltató által biztosított router közötti kapcsolattól is.

3. Chat, hívás, telekonferencia

Sok esetben a kollégákkal elég néhány rövid, szöveges üzenetet váltani. Erre alkalmas: Viber, WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger.

Skype: szinte a legelterjedtebb alkalmazás szöveges üzenetekre és hívásokra is. A hívás két Skype accounttal rendelkező fél között ingyenes, de fel lehet tölteni egy “tárcát” és lehet kifelé irányuló beszélgetéseket is kezdeményezni.

Teams: a Skype üzleti verzióját integrálta be a Microsoft a Teams nevű alkalmazásba. Ez már egy igen komoly alkalmazás, mely komplett csapatok kommunikációját teszi lehetővé.

Zoom: napról napra népszerűbb, sokoldalúsága és egyszerű kezelhetősége révén. Akár ingyen is nyithatunk Zoom fiókot és indíthatunk meetinget akár 100 résztvevővel is.

4. Az irodai erőforrások elérése, dokumentumkezelés

a, Van VPN kapcsolat a PC és a benti gép (szerver) között. A VPN (Virtual Private Network) egy biztonságos csatorna amit az interneten létesítünk a PC és a szerver között. Ezt nem tudják lehallgatni és megváltoztatni kívülről.

b, Felhő (Cloud): ha a dokumentumok és egyéb fájlok eleve nem az irodában működő szerveren hanem egy szolgáltató (pl. Google, Microsoft) által biztosított tárhelyen a felhőben, akkor azokhoz bárhonnan hozzá lehet férni. Nincs különbség hogy ez az iroda vagy az otthonunk. Irodai csomagokat is tudunk tőlük igényelni (Google Suite ill. Office 365) és akkor tárhelyet is kapunk.

Főleg jogászok számára fontos a hitelesített aláírás. Ilyet több szolgáltató is kínál pl: Netlock, ezt a PC-re telepítve egy smart kártya segítségével hiteles aláírással tudjuk ellátni a fontos dokumentumokat. Ezzel a megoldással tehát szintén nem vagyunk az irodánkhoz kötve.