Az ügyféligény ismertetése a Product Owner feladata, az információkat ő hozza a megrendelői oldalról és átbeszéli a csapattal. A megbeszélésen lehetőség van a megvalósítandó funkció kapcsán a közös ötletelésre, az ügyféligények mélyebb megértésére, a felmerülő kérdések tisztázására. Az igények mérete ezen a megbeszélésen még story méretű (vagyis egy sprintben elvégezhető), amikor minden részlet letisztul, ezt követően darabolják a fejlesztők taszkokra (kisebb feladatokra-lehetőleg 8 órán belüli), az igényt. Ennek meghatározása többféleképpen történhet, alkalmazhatnak story pontozást, időméretezést, nagyság vagy nehézség szerinti egyéb lehetőséget is.
Érdemes napi fél órát rá szánni vagy esetleg tömbösítve 2 naponta 1 órában megtartani, annak érdekében, hogy a planningen, már minden feladat tisztázott és mindenki számára világos, érthető legyen.
A backlog refinement meeting nagyban segíti a tervezést a Product Owner számára, míg a csapat szempontjából egy jövőképet ad a közelgő feladatokról és kreatív gondolkodást biztosít.
