A time-managementről szóló Epic Stories podcast epizódunkban kiderítjük, hogy folyamatosan változó világunkban, melyek azok a technikák, amik valóban megállják a helyüket a hétköznapi és a nagyvállalati környezetekben is. Belemerülhetünk azokba a személyes történetekbe, amik nem derülnek ki a könyvek steril lapjain, csak a legnagyobb nyomás alatt. Két vendégünk nemcsak az IT és Telcom szektor felsővezetői feladatainak kell megfeleljen az időbeosztásukkal, de szülőként is helyt kell álljanak.
Földházi Csaba a ShiwaForce Partnerkapcsolati igazgatójának vendégei: Dobó Mátyás, a Vodafone Vállalati Szolgáltatások Üzletág vezérigazgató-helyettese, aki elmeséli, hogyan és miért integrálta a GTD rendszerét saját életébe. A beszélgetésből kiderül az is, hogy gyermeke születésével, milyen áldozatokat kellett meghozzon, hogy ne csak felsővezető, de apa is lehessen. Vele beszélget dr. Dura Mónika, a ShiwaForce Operatív vezérigazgató-helyettese, 5 gyermekes családanya, aki megválaszolja, hogyan lehet az egyik pillanatban még történelmet tanítani a gyerekének, majd matekot a másiknak, aztán egy vállalati eseten dolgozni, mindezt két órán belül.
Vendégeink körüljárják milyen tervezési módszerek vannak, kinek mi jött be, van-e flow a time-managementben, mennyi ideig kell ezt megtanulni, egyáltalán honnan van az elején idő ezt megtanulni, kiválasztani, és ráhangolódni.
Mi a probléma?
Egyre több eszközt és trükköt fejlesztünk, mégis mindig úgy tűnik, hogy nem érjük utol magunkat, és bár ma akár 2 óra alatt megtehetjük a Budapest-London távot, ugyanakkor úgy érezzük, hogy mindig késésben vagyunk. Ráadásul annak ellenére, hogy mindannyiunknak ugyanaz a 24 óra áll a rendelkezésre, úgy tűnik nincs elég időnk a nap folyamán. Vannak, akik viszont sokkal több mindent kipipálhatnak a teendőik közül, de hogyan lehetséges ez?
Ha megfigyeljük a legsikeresebb vezetőket, akkor egyértelművé válik, hogy mi az egyik legfontosabb része a sikereiknek: az olyan ismert és elismert szakértők, mint Elon Musk, Bill Gates vagy Cal Newport, kivételesen jól gazdálkodnak az idejükkel, ehhez viszont elengedhetetlen egy összeszedett és megfelelően koordinált time-management rendszer. Egy jó időbeosztás ugyanis lehetővé teszi, hogy kevesebb erőbefektetéssel, kevesebb idő alatt többet érjünk el.
Bár találhatunk végtelenül egyszerű módszereket, vannak kifejezetten extrémek is, melyeket csak a legelszántabbak tudnak betartani. A kettő között helyezkedik el a David Allen-féle GTD melyről Dobó Mátyás részletesen is mesél a legelső Epic Stories adásban.
Mit kell tudni a Getting Things Done-ról?
A Getting Things Done, vagy röviden GTD egy népszerű feladatmenedzsment rendszer, amelyet David Allen termelékenységi tanácsadó hozott létre. A módszertan egy egyszerű igazságon alapul: minél több információ kattog a fejedben, annál nehezebb eldönteni, hogy mire kell igazán figyelni. Ennek eredményeképpen több időt töltesz a feladatokon való gondolkodással, mint azok tényleges elvégzésével. Ha az információk felhalmozódnak a fejedben, az stresszhez, túlterheltséghez és bizonytalansághoz vezet.
Dobó Mátyás, amikor a saját startupja után nagyvállalati vizekre evezett, rájött, hogy időt kell fektetni, abba hogy még több férhessen bele a napjába.
“Alapvetően egy optimista alkat vagyok, mindig úgy érzem, hogy még ez is és az is belefér. Könnyen motiválnak az új projektek és gondolatok, ezzel kellett nagyon sok időt foglalkoznom, hogy meghatározzam azt magamnak és a csapatnak is, hogy melyek azok a dolgok amikre koncentrálni kell. A legnehezebb rész, hogy meg kellett tanulni nemet mondani.”
David Allen megfigyelte, hogy az agyunk sokkal jobban képes feldolgozni az információkat, mint tárolni („a fejed egy vacak iroda”). GTD-módszere megadja, hogyan lehet az összes mentális zűrzavart egy külső rendszerbe dobni, majd rendszerezni, hogy a megfelelő időben a megfelelő dolgokra koncentrálhassunk.
A GTD-módszer egyszerű gyakorlatokból áll, amelyekkel rendszerezheted az agyadban lévő rendetlenséget, és elvégezheted a dolgaidat. Bár a GTD bevezetése idő- és energiabefektetést igényel, következetes használatával ez mind megtérül. –fejti ki Dobó Mátyás
Vezetőként is integrálható a csapatmunkába az egészséges time-management?
Röviden: igen. Hosszabban, viszont ahogy dr. Dura Mónika kifejti, sok komplex vállalatszervezési módszertant kell bevetni, hogy az operatív folyamatok és a stratégia is célorientáltan tudjon működni. Példának a ShiwaForce-nál használt lean módszertanhoz tartozó fogalom lett körüljárva, a GEMBA. Ez a japán szóból átalakult módszer elvárja, hogy a vezetők a megfelelő attitűddel legyenek jelen az értékteremtés helyszínén, hogy első kézből kapjanak képet a munkafolyamatokról. Így a felmerülő problémákat, kérdéseket azonnal meg tudják oldani és válaszolni úgy, ahogy a kollégák is egyből hasznos visszajelzésekkel tudják ellátni.
Szeretnéd megtudni, hogyan lehet egy szervezetben a több különböző típusú embert összehangolni, és hogyan lehet összeegyeztetni az irodában és az otthonról dolgozó munkatársakat? Milyen módszerek vannak erre?
Ha végigolvastad blogcikkünket, akkor miért állnál meg itt? Hallgasd meg az Epic Stories epizódjait is, melyet kifejezetten a tanulni és szórakozni vágyó vállalati vezetők problémáira igazítottunk, majd egy változatos és szórakoztató formába helyeztünk.
