Toborzás agilisan? Így újult meg a Telekom HR rendszere gabor.magasvari@shiwaforce.com 2022. január 10

Toborzás agilisan? Így újult meg a Telekom HR rendszere

Az adminisztratív útvesztők helyett a valódi feladatra és az emberekre koncentrálhatnak az új Karrierportál és jelöltkezelő-rendszer (ATS) bevezetését követően.

A Magyar Telekom karrieroldalának megújítása nemcsak a munkavállalói jelentkezéseket gyorsította fel, de a HR működését és a jelöltek kényelmét is új szintre emelte. Ennek eléréséért a legnagyobb hazai telekommunikációs cég a ShiwaForce csapatának szakértelmét hívta segítségül. 

Ha van olyan cég Magyarországon, amit nem igazán kell bemutatni senkinek, akkor a Telekom mindenképpen ilyen. A legnagyobb hazai telekommunikációs szolgáltató több mint 5000 embert foglalkoztat, szolgáltatásaival az egész országot lefedi, nyílt részvénytársaságként pedig működése transzparens kell legyen.

Egy ennyire szem előtt lévő cég esetében kiemelten fontos, hogy az érdeklődő munkavállalók olyan felületen tájékozódjanak és jelentkezzenek, ami gyors, átlátható és ízlésesen, divatosan is nézzen ki. 

A Telekom évente átlagosan 350-380 embert vesz fel 600-650 meghirdetett pozícióra.

A karrieroldalon átlagosan 50-60 elérhető állás közül válogathatnak az érdeklődők. Az átlagos felvételi folyamat bő egy hónapot vesz igénybe, tehát az állás meghirdetésétől a jelöltnek küldött ajánlat elfogadásáig ennyi idő telik el. Ez egy komplex szervezet esetében kimondottan gyorsnak mondható, nagyvállalati környezetben főleg menedzseri szinten vagy felette nem ritkák a több hónapos átfutások sem. A Telekom karrieroldalát eközben folyamatosan bombázzák az érdeklődők, akik minél több információra vágynak, minél gyorsabban. Ezért sem mindegy, hogy muzsikál a portál és a mögötte meghúzódó HR-rendszer.

A megújulás indikátora

„2018-ban fogalmazódott meg bennünk, hogy karrieroldalunkat a leendő munkavállalók, belső stakeholdereink igényei és a nemzetközi folyamatok miatt szükséges átalakítanunk” – mondja Dorogházi Enikő, a Telekom szenior HR menedzsere. „Amit karrieroldalnak nevezünk, az korábban is megvolt, de mellette futott még egy ebből következő, konkrét állásokat tartalmazó „jobb portálunk”, illetve az ATS. Tehát három különböző rendszert használtunk, ami felhasználói és adminisztrátori szempontból is nagyon körülményes volt.” Ha valaki böngészte az állásokat és kattintott a karrieroldalon, az átirányította egy másik oldalra, ahol megtalálta az állást, majd átkerült egy harmadik oldalra, ahol regisztrált és beadta a jelentkezését. A cél tehát világos volt: a Telekom karrierrendszerének olyan irányú frissítése, ahol mind a külső, mind a belső felhasználók számára könnyen kezelhető, lehetővé teszi a nemzetközi céghálózat toborzási és kiválasztási folyamatainak követését, egyben rugalmasan módosítható.

Túl sok oldal, túl sok feladat

A szakember szerint egyértelmű volt, hogy a három felületet kettőre kellett redukálni: a karrieroldalon belépőket egy új, komfortosabb ATS-re irányítva. A Deutsche Telekom rábólintott a váltásra, a Magyar Telekom pedig az agilis IT-megoldásokban utazó ShiwaForce-ot bízta meg az összetett feladattal: mind vizuális, mind technológiai értelemben fel kellett turbózni a Telekom karrieroldalát, és implementálni egy olyan ATS-t, ami megfelel a cég összes elvárásának. A szolgáltató már több projekten is dolgozott a ShiwaForce-szal, többek közt a Telekom eCMS rendszerét is ők szállították. Enikő azt mondja, kézenfekvő volt, hogy ezzel a feladattal is a ShiwaForce-t keresik meg a korábbi jó tapasztalatok nyomán.

Az új ATS a Prescreen megoldása lett, a ShiwaForce a beszállító segítségével épített ki testreszabott interfészt és felhasználói rendszert, mindezt a Telekom igényeinek megfelelően. Miközben készült az új rendszer, a toborzás megállás nélkül folyt, így a réginek is üzemelnie kellett, hogy az átállásig se legyen leállás. „Szerencsére nem az volt a felállás, hogy az előzőt ki kell vezetni és ezért kell rohanni. Ez adott egy rugalmasságot, de mégsem húzódott el az új megoldás fejlesztése.” – tette hozzá Dorogházi Enikő.

A projekt 2020. novemberében indult és fél évvel később, júniusban a Telekom már át is vehette az új rendszert.

Van még tennivaló, folyik a felmerült kisebb esetlenségek tökéletesítése és a menet közben felmerülő új igények implementálása. Jelenleg 85 százalékosan működik a rendszer, de Enikő hangsúlyozza, hogy a viszonylag rövid fejlesztési idő ellenére itt tényleg az volt a cél, hogy a folyamat végén minél jobb és kiforrottabb programcsomagot kapjon a HR – és ha ehhez kell pár nap vagy hét extra munka, ám legyen.

Ezt a rugalmasságot elősegítette, hogy mind a Telekom, mind a ShiwaForce agilis módszertan szerint működő cégek. Az agilis munkamódszer lényege, hogy dinamikusan reagáljunk az elénk kerülő kihívásokra és folyamat tervezésekor a tényleges felhasználói igényekből induljanak ki. Az agilis tervezés lehetővé teszi, hogy végig a célra fókuszálva, de menet közben meghozott döntésekkel a lehető legjobb eredmény alakuljon ki és ne az, amit induláskor legjobbnak gondoltak a tervezőasztal felett. A hagyományosabb keretek között működő beszállítók esetében a váratlanul felmerülő szempontok szülhetnek nehézségeket, mivel viszont a Telekom és a ShiwaForce is agilisan gondolkodik, a közös munka gördülékeny volt, a konstruktív súrlódásokkal együtt is.

Szintén az agilitásnak köszönhető, hogy a fejlesztés során felmerülő igények még az átadás előtt bekerülhettek a rendszerbe. Ezek gyakran azoktól a felhasználóktól jönnek, akik a mindennapjaik során használják az adott rendszert, esetünkben mondjuk a recruitertől vagy akár a munkatársakat kereső üzleti oldali vezetőktől.

A Telekomnál ez a csoport kiegészül a leendő munkavállalókkal, akik a jelentkezéskor találkoznak a karrieroldallal és a mögötte meghúzódó ATS-sel. „Rengeteg interjút készítettünk olyan kollégákkal, akik nemrég nyertek felvételt a céghez. Őket kérdeztük azzal kapcsolatban, hogy milyen élmény volt pályázni hozzánk, mi az, ami hiányzott nekik, mi az, ami szerintük jobb lehetne, mi okozna számukra élményt” – mondja Enikő. „A folyamat hossza általános probléma volt, de ezt tudtuk. A karrieroldalra jött nagyon sok visszajelzés, például, hogy nem volt benne keresőmotor, nem lehetett lokációra, állástípusra, szakterületre keresni. Ezeket az inputokat folyamatosan építettük be a folyamatba.”

Meghallgatták a kollégákat

A két ATS-rendszer párhuzamos futtatása megnehezítette a munkát, illetőleg a tesztelés során is számtalan módosítási javaslat született. A ShiwaForce eleve kétféle javaslattal állt elő, ezek közül a költséghatékonyabb eljárással is sikerült határidőn belül teljesíteni a Telekom igényeit.

A ShiwaForce két fázisra bontotta a feladatot. Először a működéshez elengedhetetlen fejlesztéseket végezték el, majd a releváns állás- és partnerajánlatok megjelenítése következett. Korábban a Telekom és a T-Systems állásai külön jelentek meg, most viszont egy felületen böngészhetők. Újdonság továbbá, hogy a felhasználók szavak alapján kereshetnek meghirdetett pozíciókat az oldalon, a találatok pedig a megadott keresési szempontok szerint jelennek meg, listába szedve.

Az új felhasználók gyakran felmerülő kérdéseit egy chatbot segít megválaszolni, így az érdeklődők anélkül juthatnak válaszokhoz, hogy közvetlenül keresniük kellene a HR-t. Ez nem csak a Telekomnak, de a munkavállalóknak is előnyös fejlesztés: minél gyorsabban jutnak egyértelmű válaszokhoz, annál hamarabb dönthetnek a jelentkezésről.

Minden könnyebben megy

A megújult karrieroldalon az interfész szebb, átláthatóbb lett, és az általános jelentkezési folyamat 10-20 másodpercre redukálódott, a jelölt előzetes felkészültségétől (például kész önéletrajz) függően. Enikő kiemeli, hogy a dolgozókkal folyamatosan egyeztetnek a jövőbeli fejlesztésekről, a HR munkája viszont már most gördülékenyebb.

„Kézzelfogható előnye számunkra a folyamatnak az integrált platform: nem kell Exceleket, Wordöket, különböző fájlokat különböző helyeken kezelni és megosztani egymással, mert ezek egy közös platformra kerültek.” Az ATS-t illetően fontos újdonság, hogy rögzíthetők a bérigények, előzetesen felvett videóinterjúk, feltehetők kötelező kérdések, integrált kompetencia mérő játékok, valamint az interjú eredmények mind egy helyen vannak – ide lép be a recruiter és az aktuális jelöltet fogadó vezető is.

Az ATS-t most összesen 140-en használják a cégben, a Recruitment ebből öt főt tesz ki, mellettük jellemzően telekomos és t-systemses vezetők, akiket a bevezetési idő során tanították meg az új ATS használatára. Enikő azt mondja, sokaktól jött visszajelzés az átállás óta, és mindegyik pozitív – egyszerűen jobb használni a ShiwaForce által telepített megoldást.

  • A Magyar Telekom egyik különleges HR-projektje a Kickstart névre keresztelt gyakornoki program. Különlegessége, hogy a jelentkezők kiválasztása 24 óra alatt lezajlik – ez az időintervallum a jelentkezés pillanatától a döntésen át a visszajelzésig értendő. Az idén nyáron megrendezett Kickstart 2.0 már az új, ShiwaForce által telepített ATS-en futott, és bár a program sikeres volt, egyben hatalmas terhelést is jelentett, amit alig bírt el az akkor még nagyon friss rendszer. A Telekom és a ShiwaForce hatékony kommunikációja azonban ezt a nehézséget is elhárította, a videókat egyszerre százával feltöltögető jelentkezők úgy is célt értek, hogy közben folyamatosan ment a fejlesztői munka a háttérben.

Az IT és a HR nyelve

A karrieroldal és az ATS nyár óta üzemelnek, a projekt pedig kimondottan sikeres lett a Telekomon belül, melyet a jelentkező munkatársak is megerősítettek. 

Enikő szerint az új rendszer bevezetését segítette volna, ha a Telekomon belül hamarabb felismerik, hogy a HR és az IT nem minden esetben kommunikál kellő hatékonysággal. „Korábban kell bevonni olyan kollégát a folyamatba, aki beszéli a HR és az IT nyelvét is. Mert sokszor azzal ment el sok idő, hogy próbáltuk megérteni egymás szakkifejezéseit.” Ugyan az ebből fakadó problémákat egy kimondottan erre a célra létrehozott, belsős fejlesztői csoport bevonásával végül megoldották a cégnél, az efféle akadályok megfelelő idejű felismerése sokat nyom a latban egy ekkora munkánál.

A ShiwaForce működési módszerei lehetővé tették, hogy az ügyfélvisszajelzéseket folyamatosan építsék be a karrieroldalba és az ATS-be. Az eredmény mindössze fél év alatt egy egységesített rendszer lett, a Telekom pedig elégedett az új HR portállal és a felvételi folyamattal. Azt mondják, fenntartható digitális rendszereket szeretnének építeni – nos, ez a projekt mintapéldája ennek a szándéknak.