Így számold fel a digitális silókat! gabor.magasvari@shiwaforce.com 2022. május 30

Így számold fel a digitális silókat!

Amikor digitális transzformációs káoszról beszélünk, akkor pontosan a covid alatt ad hoc bevezetett számtalan eszközre és a besilósodott csapatokra gondolunk. Ha a meetingeket mindig másik platformon tartjátok és már unod, hogy mindig keresni kell az információkat, lassan válaszolnak a kollégáid, akkor se aggódj, mert lehet ezt sokkal jobban és sokkal egyszerűbben csinálni.

A blogcikk alapját adó DevTales podcast 131. epizódja kísérletet tesz, hogy kibogozza a kényszer transzformáció gordiuszi csomóját, és gyakorlati tippeket ad, hogy milyen eszközökkel tudod lényegesen felgyorsítani az end-to-end kommunikációt és felszámolni a digitális silókat. 

De hol csúszott félre a digitális transzformáció?

Tapasztalataink azt mutatják, hogy a hirtelen berobbanó első hullám sok céget annyira meglepett, hogy a vezetés nem tudott konkrét, átlátható választ adni az új helyzetre – meséli a host Morvai Gábor “Róka”, Senior Developer. Emiatt minden csapat magának keresett beszélgetős appokat, workflow menedzsment szoftvereket és egyéb online alternatívákat, ezzel pedig akarva akaratlanul elzárták magukat egymástól. Hiszen bár korábban is megvoltak ezek az eszközök, a home office akkor valódi terhelés alá helyezte a régi és új rendszerek közötti kommunikációs lehetőségeket.

Ez nem is jelentett volna problémát – mondja Róka, amíg csak simán átsétáltunk a kollégánkhoz és megkérdeztük, hogy most mi is a feladat. De ezekkel a különböző eszközökkel, az online térben már nincs mindig lehetőség, és a sokszor 2-3 perces válaszra órákat kell várni, amíg az adott kolléga ránéz arra a platformra, amin kerestük, és mondjuk válaszol az emailre, Slack üzenetre. 

A szervezeti silók, ma

Szervezeti silónak nevezzük azt, amikor a vállalat részlegei egyáltalán nem, vagy csak lassan, nehezen osztanak meg értékes információt egymással, ezzel pedig hátráltatják az értékteremtési folyamatot.

A silóelmélet már a 80-es években előkerült, és bár jóval hosszabb ideig maradt releváns, mint más menedzsment elméletek, sok modern irányzat gondolta úgy, hogy véges határidőn belül ki fog kopni, hiszen korunk előremutató digitális eszközei közel fénysebességre emelték a kommunikációs folyamatokat. 

Ugyanakkor mégis az a tapasztalat, hogy a pandémia során az ad hoc bevezetett eszközök sokszor inkább visszavetik, mintsem felgyorsítják a munkafolyamatokat, és erősítik a silósodást. A több csatorna használatából eredő kommunikációs flow töredezettségét viszonylag egyszerűen ki lehet simítani.

Egy nagy közös rendszernek vagy több egymásba integrálható rendszer összességének bevezetése feloldja, gyorsítja és kezelhetővé teszi a kusza kommunikációs hálókat, mind a beosztottak, mind pedig a menedzsment számára.

Egységes csatornák

Ma már egy megfelelően kialakított digitális rendszerrel képesek vagyunk arra, hogy három kontinensen soha ne kelljen megszakadnia a munkafolyamatoknak – meséli a DevTales vendége Hajdu Gábor az Atlassian és a monday.com üzletfejlesztési menedzsere a ShiwaForce-tól. Ugyanis lehetőség és példa is van arra, hogy az amerikai kollégák elkezdenek egy feladatot, majd az európaiak folytatják, végül az ázsiai csapatok pedig befejezik. 

Egy ilyen rendszer 3-4 évvel ezelőtt csak a nagy multik számára volt elérhető, de ma már a magyar kkv-k is hozzáférnek ezekhez technológiákhoz. A kérdés már csak az, hogy felismerik-e a bennük rejlő lehetőségeket. Hiszen alapvetés, hogy a cégen belül termelt információk áramoltatása kulcsfontosságú a tartós versenyelőny megteremtéséhez, azonban a megváltozott csapatigényekhez kihívás megtalálni a megfelelő eszközöket. 

Eszközök

3 eltérő csapattípushoz, mi 3 különböző eszközt ajánlunk, ami első pillantásra átláthatóvá teszi a csapatok workflowját és segít visszaállítani a rendet.

Monday.com – Ha egy dinamikus csapathoz keresel átfogó programot, ahol a folyamatok ad hoc folynak, de jól leírhatóak, szétszedhetőek, (ilyenek lehetnek a kreatív területek vagy az innovációs csapatok) akkor a monday.com egy kiváló, akár ingyenesen is kipróbálható rugalmas eszköz lehet számodra, amit könnyen, on-the-go, low efforttal is fel lehet építeni. 

Trello Egy olyan csapatnál, ahol a folyamatok nem annyira kiforrottak, de mégis átláthatóvá szeretnénk tenni, hogy éppen milyen feladatok, kinél, milyen státuszban vannak, akkor a Trello egy szintén ingyenes opció. Példaként az adás sales területi vendége, Melichár Péter, Presales Manager a közös baráti nyaralás szervezését említette.

Jira – Azonban ha kiforrott munkafolyamatokat, jól definiált projekteket szeretnénk kézben tartani, és a teljes személyreszabhatóság a cél, akkor a programozóknak kifejlesztett Jira a legideálisabb választás. 

Bevezetés

Mivel a probléma gyökere is a számtalan lehetőség közül random kiválasztott eszközökből ered, így a megfelelő szoftver megtalálásához mindenképpen ajánljuk külső segítség bevonását. Egy új rendszer bevezetése előtt óriási szempont, hogy a felmérés teljes körű legyen, valamint a befektetett erőforrás egy biztonságos, jövőálló megoldásba kerüljön.

Ha a bevezetés során csökkentenénk a munkavállalókon a terhet, akkor szintén javasolt az implementációs szakasz külső támogatása, viszont a felsorolt rendszerek fenntartását, karbantartását már a kollégák on-the-go tudják majd kezelni.

Ha szeretnéd azt is megtudni, hogy milyen megoldás segíthetne áramvonalasítani a csapataid folyamatait, akkor Dojcsák Dániel 15 percben összefoglalja a legfontosabb szempontokat a Millásreggeli Epic Stories rovatában. Ha teljesvkörű tájékoztatással egyből mélyre merülnél, akkor a StartUp Safarin élőben is bemutatott DevTales podcast 131. epizódja is körülírja a kommunikációs, adminisztrációs és workflow silók felszámolását is. 

Természetes, ha belevágnál vagy csak érdeklődnél, akkor egy személyes megbeszélésre is mindig szívesen várunk. Itt fel tudod venni velünk a kapcsolatot, és segítünk eligazodni a legmodernebb megoldások között.

Ha végigolvastad blogcikkünket, akkor miért állnál meg itt? Hallgasd meg az Epic Stories epizódjait is, melyeket kifejezetten a tanulni és szórakozni vágyó vállalati vezetők problémáihoz igazítottunk, majd változatos és szórakoztató formába öntöttünk.