fbpx

A visszajelzések fontossága a mindennapokban és az agilis munkakörnyezetben 

A visszajelzés akár elismerés, akár javítandó területekre mutat rá, a másik fél javát (is) szolgálja, de mindenképpen előmozdíthatja az együttműködés minőségét, a közös munka hatékonyságát. Hogyan éljünk ezzel az értékes lehetőséggel és hogyan építsük be a céges kultúrába?

A visszajelzés olyan információ, amely elismeri vagy helyteleníti a másik jelenlétét, viselkedését, vagy hozzáállását egy bizonyos témához, dologhoz, cselekedethez. (Moller 2000). A szociális tanulás egyik fontos eszköze; segítségével személyünk és viselkedésünk másokra gyakorolt hatásáról szerzünk tudomást, megtudjuk, hogyan észlelnek bennünket, magatartásunkat, milyen gondolatokat, érzéseket kelt bennük viselkedésünk. Lehetőséget ad arra, hogy másoknak elmondjuk, hogyan látjuk őket, illetve megtudjuk azt, hogy ők hogyan látnak minket.

Fenti sorokat olvasva azt gondolhatnánk, a mindennapi kommunikációnk egy természetes, könnyen kivitelezhető eleméről beszélünk. Visszajelzést adni és befogadni azonban korántsem ennyire egyértelmű, kinek egyik, kinek a másik okoz fejtörést, de a legtöbbünkben felmerül a kérdés, miért fontos igazán, mi okozza bennünk, hogy nehéz őszintén visszajelezni, hogyan csináljuk jól, mit mondjunk és hogyan viseljük a pozitív vagy a negatív visszajelzéseket.

Kezdjük a miérttel!

Általánosságban elmondhatjuk, hogy a többségünknek kellemes érzést okoz, ha elismerik, ahogy viselkedtünk, vagy megerősítést nyer, hogy személyiségünk a másik fél részére nem csak hogy elfogadott, de kedvelt is, hogy szükség van ránk, fontosak vagyunk a környezetünk számára. Mindez erősíti a kapcsolódást másokhoz, jó hangulatot teremt, és mivel alapvetően szeretjük magunkat jól érezni, ennek miértjét a hétköznapi életben nem  is szükséges tovább magyarázni. Egy munkahelyen a vezetői visszajelzés elkötelezettséget vált ki a kollégákból, ezáltal növeli a munka hatékonyságát, csökkenti a fluktuációt, javítja a cégen belüli kommunikációt és segíti a célokra való folyamatos fókuszálást. A fordított irányú – a kollégáktól a vezetők felé történő – visszajelzés olyan esetben értelmezhető, ha a menedzsment nyitott és kíváncsi a munkatársak nézőpontjaira. Ez esetben a visszajelzés segíti a munkafolyamatokba ékelődött akadályok azonosítását és elhárítását, döntések meghozatala előtt hozzájárul a helyzet jobb megismeréséhez, jobb döntések születéséhez.

A visszajelzés ideális esetben nem elvétve történik, hanem folyamatos, és a mindennapi munkafolyamatba épített viselkedési mód. Az agilis módszertan külön eseményt (Sprint Review) is teremt arra, hogy a csapatok egy adott idő elteltével megálljanak, bemutassák, min dolgoztak az előző időszakban, majd visszajelzést kapjanak a megrendelőtől, vezetőiktől. Ezen felül a napindító megbeszélés alkalmával (Daily Standup) is van lehetőség jelezni esetleges elakadásokat annak érdekében, hogy később akadályoktól mentesen, többletmunka és túlóra nélkül lehessen dolgozni.
Mindehhez természetesen elengedhetetlen egy olyan nyitott és bizalmi légkör, melyben egyrészt a kollégák merik felvállalni véleményüket, meglátásaikat, másrészt a befogadás kultúrája is kialakult nem csak a vezetők, hanem egymás irányában is.

Egy adott szervezeti méret fölött (30-50 főnél nagyobb szervezetek esetén) már nehéz a vezetőnek minden munkatárssal rendszeres kapcsolatot ápolni és begyűjteni a visszajelzéseket napi szinten, ezért egyéb csatornák beépítése is javasolt.
Sokféle chat applikáció áll ma már rendelkezésre üzleti felhasználók számára is a napi írásbeli kommunikáció gyors lebonyolításához, valamint további lehetőségeket nyújt a ShiwaForce által kifejlesztett StatusApp, melynek segítségével 1-2 perc alatt rálátást kaphatunk az egész cég állapotára, hangulatára, esetleges elakadásaira. 

A StatusApp-ban 3 kérdést kapnak a kollégák napi szinten, úgymint: 

  • Cél, feladat, határidők vonatkozásában: Tudod-e, hogy mit kell csinálni? 
  • Az aznapi haladás tekintetében:  Van-e valamilyen akadályozó tényező, ami gátol a munkában?
  • Hangulat kapcsán: Hogy érzed magad? Milyen napod van, finom volt az ebéd? 

A feltett kérdésekre ikonokkal (like, pipa, bomba) és szöveges formában is van lehetőség válaszolni minden nap, így másnap pontosan beazonosítható az a terület, ahol azonnali beavatkozás szükséges. 

Térjünk vissza még néhány gondolat erejéig a szóbeli visszajelzésekre. 

Azon túl, hogy fontosnak tartom azok rendszeres alkalmazását, fontos, hogy lehetőség szerint az adott esemény bekövetkezte után azonnal történjen meg, napokkal, nehát hetekkel később a visszajelzés már veszít aktualitásából, és lehet, hogy amit mondanánk, már nem fedi pontosan azt, amit akkor érzékeltünk, amikor a kiváltó esemény megtörtént.

A teljesítményt, magát a cselekményt érdemes értékelni, mert az minden esetben objektívebb, mintha a személyiséget “minősítenénk”, ezért fontos szempont, hogy amikor megfogalmazzuk visszajelzésünket, kezdjük azzal, ami tényszerűen történt, magával az eseménnyel. Ezután jöhet egy úgynevezett “én-üzenet” vagy “én-állítás”, amivel kifejezzük, hogy abból amit láttunk, hallottunk, tapasztaltunk, nekük milyen érzésünk, előnyünk, hátrányunk származott. Saját szükségleteinket és kéréseinket is érdemes a visszajelzés végén megfogalmazni, hisz ezzel segíthetjük a másik felet a jobb megértésben és az ezt követő esetleges javító intézkedések megtételében. 

Fejlesztendőt érdemes pozitív visszajelzéssel (visszajelzésekkel) együtt átadni, valamint azt is elmondani, milyen következményekkel járhat, ha nem történik változás az adott területen, hogy a másik fél egyúttal a miértekre is választ kapjon. Ha sikerül egyrészt megállapodni a teendőkben, másrészt nyomon követni azok megvalósulását, akkor véleményünk nem csak önmagában lehet hatékony, de a jövőre nézve a csoportra, szervezetre kifejtett pozitív hatásáról is beszélhetünk. 

A visszajelzés tehát akár elismerés, akár javítandó területekre mutat rá, a másik fél javát (is) szolgálja, de mindenképpen előmozdíthatja az együttműködés minőségét, a közös munka hatékonyságát, a jó döntések megszületését és az emberi kapcsolatokat. Gondoljunk rá egy minket segítő, támogató eszközként és használjuk rendszeresen a magánéletben és a munkánk során egyaránt.