fbpx

A hatékony csapatmunka alapja: meetingek helyett online kollaboráció

A tavaszi tömeges távmunka és az azt követő nagy nyári visszatérés után szinte nincs egyetlen olyan cég sem, ahol ne keletkezett volna valamilyen tapasztalat a digitális eszköztárakkal kapcsolatban. Így aztán remélhetnénk azt is, hogy hirtelen mindenki megvilágosodott és digitális pónik ugrálnak minden irodában és otthoni munkaállomás körül, de a valóság ennél sokkal árnyaltabb. 

A tavaszi tömeges távmunka és az azt követő nagy nyári visszatérés után szinte nincs egyetlen olyan cég sem, ahol ne keletkezett volna valamilyen tapasztalat a digitális eszköztárakkal kapcsolatban. Így aztán remélhetnénk azt is, hogy hirtelen mindenki megvilágosodott és digitális pónik ugrálnak minden irodában és otthoni munkaállomás körül, de a valóság ennél sokkal árnyaltabb. 

Sokan jöttek ki csalódottan az elmúlt időszakból, sőt, többen arra panaszkodnak, hogy még többet dolgoznak, mégsem haladnak feltétlenül jobban a munkájukkal.  Mások úgy vélik, hogy túl sok időrabló megbeszélésen kell részt venniük nap mint nap, nem tudnak elmélyülten dolgozni, mindig megszakítja őket valami a fókuszálásban. Ennek ellenére is úgy vélik, hogy gyakran nem jutnak hozzá a munkájukhoz szükséges információkhoz, folyton úgy érzik hogy kimaradnak valamiből. Mi lehet a gond?

 

Az Atlassian felmérse szerint egy tipikus nagyvállalati dolgozó havonta 31 órát tölt felesleges meetingeken ülve. A megkérdezettek különböző taktikákról számoltak be: 73% csinál simán mást meeting közben, 47% csak panaszkodik miatta, 39%-kal előfordult, hogy el is aludt egy kicsit, de a legérdekesebb alternatív megoldás, hogy a válaszadók 96%-ával előfordult, hogy egyszerűen bizonyos meetingekre szó nélkül el sem mentek. 

Ezeken az adatokon tovább rontott a kötelező távmunkára való átállás, sok helyen a digitalizációt csak odáig használták ki, hogy az eddigi személyes meetingek helyett online-ra váltottak. Így még könnyebb mást csinálni vagy aludni – kivéve ha tudjuk, hogy a főnök galéria nézetben figyeli a tekinteteket. Ráadásul azoknál a  vállalatoknál, ahol eddig nem honosodott meg legalább bizonyos mértékben a home office, a legtöbb vezető megtapasztalhatta a teljes kontrollvesztés állapotát. Ennek hatására még több megbeszélés szerveződött, a feladatok és munakfolyamatok szigorúbb ellenőrzésére. 

Pedig a legtöbben a saját bőrünkön tapasztalhattuk meg, hogy a túlzásba vitt meetingelés károsan hat az elvégzett munka minőségére. Tény, hogy bizonyos mennyiségű, jól szervezett találkozó a produktivitáshoz hozzájárul, ezen nem is vitatkozunk. Mi a ShiwaForce-ban folyamatosan optimalizáljuk, javítjuk a folyamatainkat, meghatározzuk a felesleget és azt vágjuk le, mert az egyrészt “drága”, másrészt mindenkit frusztrál, ha felesleges dolgokat kell csinálnia vagy értelmetlen megbeszéléseken kell részt vennie. 

A másik nagy hiba, amibe sokan beleesnek, hogy a kelleténél gyakrabban szerveznek nagycsoportos meetingeket, ezek ugyanis nem alkalmasak sem információmegosztásra, sem pedig problémamegoldásra vagy feladatkiosztásra. 

Érdemes először végig gondolni, hogy miért szervezzük a megbeszélést, ugyanis ha tudjuk, hogy mi a célja egy meetingnek, egyszerűbben végig tudjuk gondolni, hogy kiknek a jelenlétére lesz szükség a cél eléréséhez.

Ha a célunk egy probléma megoldása

Kutatások bizonyítják, hogy minél nagyobb csoportban próbálunk megoldani egy problémát, az egyes emberek annál kevesebb energiát fektetnek bele, egyre többen “lógnak”.

Hosszú, időrabló meetingek helyett érdemes bevezetni egy kollaboratív digitális eszközt, ami segít a közös problémamegoldásban. Talán a legkézenfekvőbb eszköz erre a Trello, ahol egy közös felület segítségével a csapattagok komplex projekteken belül is emészthető méretű részfeladatonként haladhatnak, 1-1 kisebb részletre fókuszálnak, ráadásul egy könnyen kezelhető, csinos kezelőfelületen. Ha emellett döntünk, fontos hogy szabjunk határidőket egy-egy feladat elvégzésére, ezzel segítve a kollégákat a feladatok priorizálásában és az önálló munkavégzésben.

Ha a célunk az információmegosztás

Mindenki emlékszik arra, hogy gimnáziumban bejön a tanár 45 percet diktál, mindenki ír, majd vége az órának, legközelebb pedig dolgozat. Felnőttként tudjuk, hogy ennek semmi értelme, pedig a meetingeken való információmegosztás pontosan ugyanez. Az információkra biztosan nem akkor és olyan formában van szüksége az embereknek, ahogy egy csoportos meetingen ezt terítik a vezetők..

A nagycsoportos megbeszélések helyett a gyors kommunikációhoz kiváló eszköz egy céges Slack, ahol nem csak a szervezeti felosztás szerint lehet csapatokba rendezni az embereket, de időszakos projektek, adhoc témák is kaphatnak dedikált, saját csatornát. Nagyon kényelmes, de vigyázni kell arra, hogy ez feladatkezelésre és információmegosztásra csak kompromisszumosan alkalmas. 

A vállalati chat elengedhetetlen a hatékony kommunikációhoz, de nem elegendő. Fontos, hogy az átadni kívánt információkat csokorba szedve, rendszerezetten, strukturáltan tegyük elérhetővé egy céges wiki-szerű Confluence oldalon, aminek nagy előnye, hogy kommentelhető, szerkeszthető, folyamatosan frissen tartható. 

Az interaktivitás eleve ösztönzően hat az emberekre, az pedig remek hatékonyságnövelő, hogy mindenki akkor és olyan formában jut hozzá az információhoz, amikor szeretne. 

Ha a célunk a feladatkiosztás, ellenőrzés

Heti meetingeken nyakon önteni feladatokkal az embereket demoralizáló. Az viszont a vezetőnek kockázatos, hogy ha a hibák, nem teljesülő feladatok ténye csak a következő heti találkozón derül ki, amikor már nem igazán lehet mit tenni, mint beismerni a kudarcot. Hosszú, órákon át tartó nagycsoportos megbeszélések helyett érdemes a csapatokkal rövid, napindító meetingeket tartani, ahol mindenki be tud számolni a feladatai jelenlegi állásáról valamint esetleges problémáiról, elakadásairól. 

A digitális kollaborációs eszközök szintén segítenek a megoldásban, legnagyobb előnyük, hogy az eddigiekhez képest óriásit ugranak az elszámoltathatóság és a transzparencia területén. A projektkezelő és feladatkezelő szoftverek biztonságban tartják az embereket. A sikeres virtuális együttműködés szempontjából elengedhetetlen az, hogy meghatározzuk és hozzárendeljük a feladatokat a csapathoz, megosszuk a szükséges fájlokat és képeket, valamint nyomon kövessük a munkafolyamatokat. Egy jó projektmenedzsment eszköz, mint amilyen a Jira, segít átlátni a folyamatokat, a projektek jelenlegi állását és a feladatok státuszát.

Az elmúlt bizonytalan időszakban kifejezetten előnyünkké vált, hogy nagyvállalati frontend fejlesztő cégként hozzászoktunk már a folyamatosan változó világhoz társuló dinamikusan alakuló ügyféligényekhez, amiknek kicsit sem könnyű megfelelni. 

Nálunk így már jó ideje összeállt az a “stack” módszertanokból, technológiákból és szoftverekből amelyek felkészítenek, hozzászoktatnak akár egy nem digitális szervezetet is a gyorsan reagáló, hatékonyabb és biztonságosabb működéshez. Sőt, erre kidolgoztunk Digital Delivery Diagnosis néven egy cég/folyamatelemzést is, amivel rá lehet mutatni, hol bicsaklik meg az a bizonyos digitális transzformáció. Digitális érettségi felmérésünket 10 év gyakorlati tapasztalatunkkal az iparági sztenderdek figyelembevételével fejlesztettük ki, melynek végén egy átfogó képet kapunk a vállalat működéséről, összehasonlítva az iparági standerdekkel és legjobb gyakorlatokkal.

Kíváncsivá tettünk? Olvass tovább!

https://www.shiwaforce.com/shiwaforce-assessment-modell/

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM