fbpx

8 új szabály, amit érdemes bevezetni a hatékony otthoni munkavégzéshez

Lássunk néhány kutatások által bizonyított, szakértők által jóváhagyott praktikát és jó gyakorlatot, amit akár már ma érdemes bevezetni a hatékonyabb távoli munkavégzés érdekében. 

A munkaidőnk hatékony eltöltése otthonról sokunknak nagyobb kihívást jelent, mint valaha. A távmunkára váltáskor a legtöbbünknek nem voltak meg a megfelelő eszközei és stratégiái a saját hatékony otthoni munkavégzés szabályozásához, kereteinek kialakításához. Ez azt jelenti, hogy meg kell alkotnunk azt a rendszert és stratégiát, amivel a lehető legproduktívabbak tudunk lenni otthon.

A Paper Giant által az Atlassian számára készített, új, távoli munkavégzésről szóló nagyszabású kutatás szerint a válaszadók 40% -a érezte már úgy, hogy az otthoni munkavégzés jelentősen megnövelte a munkával töltött órák számát az irodaihoz képest. 

A jó hír az, hogy ennek nem kell feltétlenül így lennie. Olvasd el az otthoni hatékonyságnövelés kilenc, tudomány által alátámasztott, szakértők által jóváhagyott elvét.

Az irodai körülmények megteremtése

A Paper Giant tanulmány kimutatta, hogy a munkavállalók 49% -a úgy érezte, hogy jobb munkaállomásra van szüksége, ha továbbra is otthon szeretne dolgozni – több mint egyharmad (34%) szerint munkaterületük sokkal kevésbé kényelmes, mint az irodai környezet. A megoldás? Ne szenvedjünk tovább a túl kevés helytől a konyhaasztalon, ne szorongjunk a konyhai kisszéken, szerezzünk be normális munkaeszközöket otthonra, hiszen tetszik vagy sem, lehet, hogy hosszú távra kell berendezkednünk a home office-ra, ne menjen hát rá az egészségünk. 

Ráadásul szintén nyomós érv, hogy a Journal of Neuroscience nemrégiben közzétett jelentése bebizonyította, hogy a rendetlenség korlátozza az agy képességét az információk megfelelő feldolgozására. Tehát, ha a feladatokat hatékonyabban akarjuk elvégezni, itt az ideje a rendrakásnak és szortírozásnak. 

Távolítsunk el minden felesleges dolgot az íróasztalunkról és csak a napi használathoz elengedhetetlen tárgyakat hagyjuk meg.

Vigyünk egy kis színt is az otthoni irodánkba, ahol csak lehet – a falon lévő képtől a képernyő-kímélőig, vagy akár a bögrénkig. A színeknek nagy hatása van a hangulatunkra, a zöld és a kék például bizonyítottan növeli a termelékenységet. A Washington Állami Egyetem tanulmánya szerint a növények további előnyökkel járnak az inspirálódás, ötletelés szempontjából.

Multitasking helyett mono-tasking

A szomorú igazság az, hogy nagyon kevesen tudunk hatékonyan egyszerre több feladatot ellátni. David Strayer, az utahi egyetem professzora szerint valójában a lakosság nagyjából 2%-a képes csupán erre. A legfőbb probléma az, hogy amikor feladatról feladatra ugrálunk, valójában nem érünk el többet, sőt… Így arra kényszerítjük az agyunkat, hogy folyamatosan váltson sebességet, szabálytalanul navigáljon a feladatokon és égessük el az összes energiánkat, figyelmünket.

“Eladták nekünk azt a mítoszt, miszerint a multitasking egy olyan értékes készség, amely lehetőséget ad arra, hogy több dolgot elvégezzük kevesebb idő alatt – de ez távol áll az igazságtól” – mondja Ryan Jackson üzleti coach, a “The Success” szerzője.

“Termelékenyebb megközelítés, ha napokat vagy fél napokat szentelünk témáknak vagy szorosan kapcsolódó feladatoknak” – magyarázza. “Így könnyebb kisebb egységekre lebontani a munkákat, és még ha el is veszik a figyelmünk egy idő után, gyorsabban tudjuk újra felvenni a fonalat.”

Tervezzük meg a holnapot már ma este

A Paper Giant tanulmány kiderítette, hogy a dolgozók 44% -a úgy véli, hogy egyre fontosabb rájönnünk, hogyan tudjuk motiválni magunkat az irodai működésen túl. Ennek egyik legjobb módja a tennivalók listázása – és a lista elkészítésének legmegfelelőbb ideje, ha előző nap végén rászánjuk magunkat.

Amíg még benne vagyunk a munkában, szánjuk rá a nap utolsó 10 percét, hogy felmérjük, mit kell valójában elvégeznünk holnap – ez a feladat kétszer annyi időt vehet igénybe, ha reggel próbáljuk összeszedni a napi feladatainkat. A legfontosabb trükk az, hogy rövidítsük a teendők listáját, hogy ne tűnjön lehetetlen küldetésnek a megvalósítása. Niamh Graham, a Workhuman globális HR vezetője szerint a sürgős-fontos mátrix nagyszerű módja ennek.

“Az Eisenhower Matrix kiváló eszköz a feladatok fontossági sorrendjének meghatározására, különösen otthoni munkavégzés során” – mondja Graham. „A mátrix segít a feladatok négy kvadránsba rendezésében sürgősség és fontosság szerint.” Ezután tovább finomíthatjuk a „sürgős-fontos” feladatokat és ütemezhetjük, átruházhatjuk vagy elhalaszthatjuk a kevésbé lényegeseket.

Készítsünk egy anti-teendő listát is

Most hogy elkészítettük a tennivalók listáját, ha valóban produktívak akarunk lenni, akkor ennek az ellenkezőjére is szükségünk lesz. Az anti- teendő listának állandó kiegészítésként kell szolgálnia, és fel kell tüntetnie az összes időpazarló tényezőt és feladatot, ami akadályozza a napi célok elérését – a közösségi média ellenőrzésétől kezdve a macskás videókra való kattintáson át a mosogatásig mindent.

“Anélkül, hogy a főnökünk mögöttünk ácsorogna, még a legfegyelmezettebb munkavállalók is hajlamosak az időpazarlásra” – mondja Jackson.

Ennek megkönnyítése érdekében nézzünk meg olyan alkalmazásokat, mint a RescueTime, a LeechBlock vagy a SelfControl, amelyeket úgy konfigurálhatunk, hogy bizonyos időszakokban megakadályozzák a kiválasztott webhelyekhez való hozzáférést, ezzel emlékeztetve minket a teendőink fontosságára.

A Flow-állapot

Akkor vagyunk a leghatékonyabbak, amikor teljesen elmerülünk egy feladatban és minden figyelmünket annak megoldására fordítjuk. Mindenkinél másképp működik, néhány embernek kora reggel jobban megy, másoknak délután vagy este. Miután azonosítottuk, hogy mi mikor és milyen körülmények között tudunk flow állapotba kerülni, minden nap 90 percet szánjunk arra, hogy tiszta és mély figyelemmel dolgozzunk a legnagyobb feladatainkon ebben az idősávban.

„A legfontosabb feladatainkat figyelemelterelés nélküli, a teljes koncentráció állapotában kell elvégezni. Ez azért fontos, mert enélkül azon kaphatjuk magunkat, hogy folyamatosan az apró, nem értéknövelő feladatokra összpontosítunk, és soha nem haladunk a nagyobb, fontosabb projektjeinkkel”- mondja David Grieve, üzleti coach.

Pareto-elv és Pomodoro módszertan

A Vilfredo Pareto olasz közgazdászról elnevezett Pareto-elv (más néven a 80-20-as szabály) kimondja, hogy eredményeink 80%-a cselekedeteink 20%-ából származik. Más szavakkal, ahhoz, hogy produktívabbá válhassunk, meg kell határozni a munkánk azon 20%-át, amely ezt a 80%-os hatást gyakorolja.

Ezt követően a Pomodoro technikán keresztül maximalizálni kell a döntő 20%-on végzett munkával töltött időt – határozzunk meg 25 percre összpontosító „sprinteket” egy-egy feladatra, majd minden alkalommal tartsunk egy teljes öt perces szünetet.

“Koncentrációnk szintjét mélyen befolyásolja a mentális állóképességünk” – mondja Grieve. “A Pomodoro és a Pareto Analysis két olyan technika, amelyek segíthetnek hatékonyabban kezelni az időnket – csakúgy, mint David Allen – Getting Things Done (GTD) módszere.”

Öltözzünk fel a sikerért

Amikor otthon dolgozunk, a legtöbben azt gondoljuk, hogy teljesen mindegy, hogy öltözködünk. A termelékenységi szintünket tekintve azonban komoly hiba, ha elhanyagoljuk a napi rutinunk ezen meghatározó részét és macinaciban vagy pizsamában állunk neki a napnak. Az elkövetkező napra való felkészülés, beleértve a ruhák kiválasztását, üzenetet küld az agyadnak, hogy itt a munka ideje, így nagyon is fontos a megfelelő öltözék kiválasztása.

Ez persze nem azt jelenti, hogy ceruzaszoknyát vagy háromrészes öltönyt kell viselnünk, miközben a vendégszobából dolgozunk. De a susogós nadrágot és kinyúlt otthoni pólót mindenképp felejtsük el.

Állítsunk be egy „kényszerített leállítást” a munkanap végére

Az élsportolók korán megtanulták, hogy az optimális teljesítmény szempontjából a pihenés ugyanolyan fontos, mint az edzés – és ha növelni szeretnénk a teljesítményünket, akkor ezt a leckét is meg kell tanulni. Ha otthon dolgozunk, könnyen hagyhatjuk, hogy a feladatok estére sodródnak, de ez problémás lehet – nemcsak a magánéletünkben, hanem a következő munkanap eredményessége szempontjából is. 

“A túlmunka stresszhez és kiégéshez vezethet, ami nemcsak a termelékenységet, hanem az általános mentális egészségét és jólétét is károsíthatja” – mondja Graham. “Ehelyett szabjunk meg egy határozott időpontot  a munkanap lezárására, és ragaszkodjunk hozzá mindenáron.” 

Hasznosítsuk a megszerzett tudást már ma

Ha szeretnénk a legtöbbet kihozni a cikkben szereplő tanácsokból,  válasszunk ki két tippet elsőre és gyakoroljuk már ma őket.