fbpx

6 meeting típus, amit érdemes komolyan venni

Ha te is nyitottál már meg úgy naptári meghívót, hogy “Ooo ne már megint ez a meeting?!” Ne aggódj, nem vagy egyedül. Bár a megbeszélések különbözőek cégenként, mindenhol vannak olyanok, amik mindenki számára a közutálat tárgyát képezik. Ugyanakkor vannak olyanok is, amik valóban hasznosak, és nagyon szórakoztatóak is lehetnek (ha tudjuk, hogyan kell őket jól csinálni).

A találkozók drágák. Ha nem hiszed el elsőre ez a meeting költségkalkulátor elég meggyőző. Egy értekezletet csak akkor lenne szabad megtartani, ha ez a legolcsóbb és / vagy leggyorsabb megoldás a feladat elvégzésére. Eközben a két legpazarlóbb és legféltettebb értekezlet-típus: a státusz találkozók és az információmegosztó/tudásmegosztó értekezlet. 

Projekt státuszok

Amint a projektmunka egyre komplexebbé válik, gyakran előfordul, hogy a projektcsapatba különböző készségekkel rendelkező emberek kerülnek bevonásra, akik különböző vezetőknek jelentenek. A probléma az lesz, hogy a projektvezetők gyakran aggódnak a csapatkommunikáció miatt, ezért rendszeresen ismétlődő, de a komplexitás miatt végtelen hosszú státusz-találkozókat hoznak létre, hogy garantálják az információk megosztását.

Ezek a találkozók hatalmas pazarlást jelentenek időben.

Sokkal hatékonyabb, ha a csapattagok eltöltenek öt percet az állapotfrissítések hozzáadásával egy megosztott dokumentumban vagy intranetes oldalon, melyeket mindenki igény szerint olvashat és kommentelhet is akár. Ez az alternatíva lehetővé teszi a csapattagok számára azt is, hogy frissítéseiket számukra megfelelő időben osszák meg, ahelyett, hogy előre egyeztetett időpontokban megszakítanák a munkájukat. Így a személyes egyeztetés már nem listafelolvasásról, hanem a problémás részek megoldásáról tud szólni.

Sok csapat használja a csoportos csevegést is erre a célra. Így az információk megosztása a csapattal a munkánk természetes részévé válik, és az ezt a megközelítést alkalmazó csapatok általában hatékonyabban (és gyakrabban) kommunikálnak.

Információmegosztó/tudásmegosztó találkozók

A másik eset: „az emberek gyorsabban olvasnak, mint beszélnek”. Ha csak információt/tudást szeretnénk átadni, megbeszélések helyett írjuk csak le, és hagyjuk, hogy az emberek elolvassák! Bónuszpont, ha új oldalt hozunk létre a vállalati social intraneten, hogy az embereknek lehetőségük legyen kommentelni és kérdéseket feltenni.

Most pedig lássuk mik azok a megbeszélés típusok, amiket semmiképp nem érdemes kihagyni!

Rengeteg módja van az értekezletek javításának, ami valóban előnyös lesz a csapatodnak. A hatékony találkozók kézzelfogható eredményt hoznak, gyorsítják és hatékonyabbá teszik az együttműködést. 

Döntéshozó értekezletek

A döntéshozatali értekezletek lebonyolítására van egy optimális lebonyolítási módszer: Hívjunk meg csak olyan embereket a megbeszélésre, akiknek már elegendő háttérinformációjuk, tapasztalatuk van a legjobb előrejutási lehetőség megtalálásához, és felhatalmazással rendelkeznek arra, hogy a találkozón valóban ők hozzanak döntést.

Biztos, hogy nem lesz eredményes ez a megbeszélési típus, ha olyan úgy hívjuk össze, hogy a résztvevők vagy nem rendelkeznek még elegendő háttérinformációval a döntés meghozatalához, vagy nincsenek döntési pozícióban. Ebben az esetben az e-mailek, a chat vagy a megosztott dokumentumok előzetesen hatékonyabbak és ha már képben van mindenki, akkor érdemes találkozni.

Folyamatjavító, feedback meetingek

Míg a legtöbb agilis szoftverfejlesztő csapat a közkedvelt retrospektív megbeszéléseket használja, egyre nagyobb igény van a csapat egészségi és lelki állapotának szélesebb körű értékelésére, felmérésére. A csapattársaknak gyakran eltérõ nézőpontjuk és tapasztalataik vannak ugyanarról az eseményrõl, és sok ilyen értékes meglátást elmulasztunk, ha mindenkit arra kérünk, hogy csak írásban, objektíven ossza meg gondolatait. Egy személyes (vagy videó) megbeszélés arról, hogyan dolgozzunk együtt, nagyban hozzájárul a bizalom és a nyílt kommunikáció kialakításához.

Ne felejtsük el előre kiválasztani és közölni a fejleszteni kívánt területet, vagy a problémát és mindig fogalmazzuk meg a végén a következő lépéseket. 

Problémamegoldó, ötletelő megbeszélések

Ezt a kétféle értekezletet egybe vettük, mert annyira szoros kapcsolatban állnak egymással. A konkrét céltól függetlenül mindenképp állítsunk össze egy egyszerű napirendet, tartalomjegyzéket. Nem kell alaposan kidolgozni, elég egy vázlat, hogy a megbeszélésen ne tévedjünk le a helyes útról.

A legfontosabb a megfelelő emberek kiválasztása az együttműködéshez. A sokszínű ismeretek, készségek, háttér és vélemények ebben az összefüggésben hihetetlenül értékesek. Természetesen a sokszínűség semmit sem ér bizalom nélkül. A résztvevőknek biztonságban kell érezniük magukat ahhoz, hogy szabadon merjenek véleményt alkotni és meg merjék osztani az ötleteiket másokkal.

Tervező megbeszélések

A döntéshozó értekezletekhez hasonlóan az ilyen típusú megbeszélések lebonyolításának az a trükkje, hogy minden résztvevőnek elegendő háttérismerettel kell érkeznie ahhoz, hogy valóban előre tudjunk lépni a tervben. Kérjük meg a résztvevőket, hogy végezzenek a megbeszélés előtt elegendő kutatómunkát, készítsék elő a meetinget. Ha pedig olyan megbeszélésen vagyunk, amely megrekedt, partalanná vált, ne féljünk rövidre zárni, és kitűzni egy későbbi időpontot, amikorra mindenki begyűjti a szükséges információkat.

Stáb értekezletek 

Az ilyen sok résztvevős meetingeken olyan stratégiai dolgokat érdemes napirendre tűzni, amelyeket mindenki munkáját jelentősen befolyásolják, váratlanok vagy kellemetlenek, ezért nem elegáns megosztani mindenkivel egy dokumentumban. Sok vállalat a bejelentéseken túl az idő jelentős részét ezeken az értekezleteken a vezetőkkel való Q & A-ra, vagyis kérdés-válasz lehetőségre fordítja. Ez a fórum nyílt, demokratikus jellegű és az emberek hiteles, ad hoc válaszai, amelyekhez egyébként nem férhetünk hozzá, megfizethetetlen. A vállalatvezetők számára pedig ez egy kiváló módja annak, hogy belelássanak a mindennapi munkafolyamatokba és hallhassák az emberek véleményét a vállalat minden szintjén.

Menedzseri 1-1 értekezlet

Használjuk ezeket a találkozókat kapcsolatépítésre. Beszéljünk a munkatárs karrier céljairól és azok elérésének módjáról. Beszéljünk arról, hogy az csapatunk által végzett munka hogyan illeszkedik a vállalkozás szélesebb stratégiájába. Beszéljünk arról, hogy mik a jelenlegi legnagyobb akadályok és nehézségek, és ötleteljünk közösen arról, hogyan javíthatjuk a helyzetet. Ezt a megbeszélést is érdemes először napirendi pontokra bontani, hogy gördülékenyebben menjen a közös munka és kommunikáció.

Ne használjuk ezt az időt feladatok vagy projektek tételes átbeszélésére. Erre szolgálnak az e-mail és a chat valamint a közös dokumentumtár.

És nem utolsó sorban a további találkozók időpontjainak és miértjének megvitatása ugyanolyan hatékonyan megoldható e-mailben vagy csapatchaten, erre ne hozzunk össze feleslegesen értekezleteket.

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM