fbpx

5 nélkülözhetetlen tipp, ami segíti a digitális vezetővé válást

Egy virtuális csapat irányítása teljesen új eszköztárat és az eddigi jól bevált munkamódszerek újragondolását igényli. Bemutatunk néhány jó gyakorlatot, ami segít, hogy jó digitális vezetővé válhass hosszú távon.

A távmunka feltételeinek megteremtése már azelőtt kiemelt fontosságú téma volt, hogy hirtelen mindenki egyik napról a másikra otthoni munkavégzésre kényszerült volna. A munkavállalók szemében a home office lehetősége mára már nem egy vonzó juttatás, sokkal inkább alapfeltétel a munkáltató kiválasztásakor. Erről árulkodik a hatékony kollaborációs eszközeiről ismert Atlassian belső kutatásának eredménye is, amelyben a megkérdezettek 95%-a úgy nyilatkozott, hogy hajlandó lenne változtatni a munkamódszerein annak érdekében, hogy elfogadottabbá váljon cégén belül a távoli munkavégzés.

Ugyanakkor a legtöbbünknek még az újdonság erejével hatott a kéretlen, hirtelen berobbanó távoli munkavégzés és a vele járó drasztikus változások. Nem csoda, ha felkészületlenül érintett minket, hiszen Magyarországon eddig mindössze az európai átlag fele, a munkavállalók 3,7 százaléka dolgozott tartósan távmunkában. Ha még az olyan eszközök, mint a notebook és a cloud szolgáltatások meg is vannak hozzá, a módszertan és a mindennapi rutin a legtöbb hazai cégnél teljes egészében hiányzott. 

A távmunka a jelenlegi helyzetben többről szól, mint rugalmas időbeosztásról vagy egy előzetesen egyeztetett otthon töltött napról, a szerelő érkezésére hivatkozva, jelenleg ugyanis az egész csapat otthonról dolgozik. Ez az új helyzet viszont az eddig jól bevált gyakorlatok helyett új eszközöket, kommunikációs módszereket és sokkal nagyobb fokú rugalmasságot kíván minden vállalattól, ha a megszokott hatékonysággal szeretné működtetni a csapatait. Ahhoz pedig, hogy a munkafolyamatok zökkenőmentesek legyenek a digitális munkakörnyezetben, tájékozott és felkészült vezetőnek kell lenned és fel kell vértezned magad a megfelelő eszköztárral, hiszen a csapataid munkájának eredményességéért első sorban te tehetsz.

Noha a virtuális csapatok irányítása új lehet számodra, aggodalomra semmi ok. Mutatunk néhány gyakorlatot, ami már sok vezetőnek segítségére volt már a távoli csapatok irányításában és támogatásában.

5 alapvető tipp a virtuális csapatok irányításához

1. Túlkommunikáció

A legfontosabb kérdés, ami minden vezetőben felmerül a jelenlegi helyzetben: Mik a legnagyobb különbségek egy csapat digitális és személyes vezetése között? Valójában nagyon is sok különbség van a kettő között, de elég, ha első körben egyre fókuszálsz, ez pedig a kommunikáció. 

Normális körülmények között számtalan döntés a folyosói beszélgetések vagy közös céges ebédek közben születik meg. Ha ez a természetes kommunikációs platform megszűnik, valahogy gondoskodni kell a pótlásáról. Ha a csapat minden tagja otthonról dolgozik, könnyen előfordulhat, hogy valaki lemarad egy fontos döntésről, új feladatról vagy fontos változásról, hiszen ez az irodai működés során is megesik néha, nem igaz? 

De mit tehetsz, hogy betömd a kieső információk okozta réseket? Kommunikálj többet, több felületen, akár informálisan, fő a rendszeresség. Használj az e-mailek mellett Slack üzeneteket, @jelöld be az érintetteket és ossz meg a csapataiddal minden fontos információt. Egy-egy üzenetet nyugodtan ismételj meg többször, több csatornán is, nem baj ha túl soknak érzed, a lényeg, hogy mindenkinél célba érjen. Fontos, hogy biztonsággal merjenek kérdezni az alkalmazottak és teret biztosíts a tévedés lehetőségének. 

+1 tipp: Érdemes leírni és nyilvánossá tenni egy Trello Boardra vagy Confluence oldalra az új kommunikációs irányelveket és gyakorlatokat az átmeneti kötelező távmunka idejére vonatkozóan, hogy mindenki számára világos legyen az új működés.

2. Transzparencia a munkavégzésben

Természetesen egy másik nagy kérdés, különösen a vezetők számára: honnan tudhatod, hogy a csapatod kellő hatékonysággal működik? 

Az első reakcióm, amikor átálltunk a 100%-os távmunkára az volt, hogy elkezdtem a napi offline működést online státusz-megbeszélésekre átszervezni és rendszeres virtuális egyeztetéseket ütemeztem be a csapatommal.” nyilatkozta Hoffmann Bence, a ShiwaForce Deputy CEO-ja. “Hamar rájöttem, hogy a csapatom úgy tud maximális hatékonysággal dolgozni, ha megvan köztünk a bizalom, őszinteség valamint folyamatos transzparens kommunikációt folytatunk egymással. Minden a célok tiszta meghatározásán és annak napi tevékenységekre történő lebontásán valamint ezek követésén múlik.” 

Ha valóban a megfelelő embereket vetted fel, akkor nem kell aggódnod. Bízz a csapatodban, bízz abban, hogy felelősségteljes szakemberekkel vagy körülvéve, akik tudják mi a dolguk. Az viszont fontos, hogy vizsgáld meg az eszközeidet, amelyekkel segíteni tudod a feladatok kiosztását, menedzsmentjét és a csapatod tagjai közötti akadálymentes kommunikációt. Mi a ShiwaForce-nál számtalan eszközt használunk a folyamataink optimalizálására és a csapataink hatékonyságának növelésére, például Trello-t, Confluence-t, Jira-t, Slack-et, Zoom-ot és még sok más agilis eszközt. Bármilyen eszközöket is választasz, a lényeg, hogy használd őket rendszeresen, átlátható módon és tanítsd meg a csapataidat is az új módszerek alkalmazására.

Ha olyan megoldásokat keresel, amikkel biztosíthatod az alapvető információcserét és biztosítani tudod a projektek zökkenőmentes haladását, ezeket érdemes kipróbálnod: 

  • Frissítsd gyakran a Slack státuszaidat, így a beosztottaid mindig láthatják, hogy elérhető vagy-e a számukra, egy fontos megbeszélésen ülsz-e épp, vagy kimentél egy frissítő sétára ebédidőben. 
  • Használd a @-ot, ha megemlítesz valakit egy üzenetedben vagy bejegyzésedben, így biztos nem kerüli el a figyelmét.
  • Legyen a Google naptárad nyitott, naprakész és ez legyen az elvárás a kollégákkal szemben is. 
  • Próbáld ki a napindító stand-up megbeszélések szervezését. Ezek a rövid csapatmegbeszélések nagyon hatékonyak, megtudhatod, ki hogyan áll a feladataival és ütközött-e bármilyen elhárítandó akadályba.

3. Fektesd le a távoli munkavégzés feltételeit

Amikor hirtelen nagy változások állnak be egy szervezet működésében, vezetőként arra kell törekedni, hogy minél hamarabb meghatározd a változásokkal járó új elvárások, munkamódszerek és szabályok összességét. Ezek a lépések időigényesek, de nagyban csökkentik a dolgozók bizonytalanság érzetét és segítik az új helyzethez való mielőbbi alkalmazkodást. 

Ami a legfontosabb: gondoskodj róla, hogy senki ne szenvedjen információhiányban, a kommunikáció legyen világos, nyílt és transzparens. Legyenek rendszeresek a csapatmegbeszélések, biztosíts lehetőséget a visszajelzéseknek. Az otthoni munkavégzés sokaknak új helyzet, ráadásul most számtalan egyéb nehezítő körülménnyel kell számolni. Sok családban mindkét fél otthonról dolgozik, közben a gyerekek is otthon tartózkodnak, így felborul a megszokott rutin és új szokásokat kell kialakítani a nyugodt körülmények megteremtéséhez. Ha ez még nem lenne elég, egy folyamatos külső nyomás és szorongás is társul a helyzethez a pandémia és a közelgő gazdasági válság következtében. Egy jó vezető akkor jár el megfelelően, ha ezek figyelembevételével empatikusan, őszintén viszonyul a csapataihoz és biztosít számukra minden olyan eszközt, ami segíti őket a problémamegoldásban és a feladataik elvégzésében. Ehhez érdemes megfogadnod néhány tippet: 

  • Dokumentálj minden fontos megbeszélést, elkészülő anyagot, és tedd mindenki számára elérhető platformra, hogy senki ne maradhasson le a fontos történésekről. 
  • Tölts időt egy-egy csapatoddal, alakítsátok ki együtt a használt kommunikációs csatornákat és egyéb eszközöket az ő preferenciáikat és igényeiket figyelembe véve. Állapodjatok meg az elvárt válaszidőkben és alapszabályokban.
  • Legyenek rendszeresek a megbeszélések, gondolj a kiscsoportos, nagycsoportos és 1:1 egyeztetésekre is. 

4. Empátia és figyelem 

Hogy érzi magát a csapatod? Kérdezz és kérdezz, újra meg újra! Ne csak a projektekről, a csapattagok állapotáról, érzéseiről és helyzetéről is. Meglátod, ez a hozzáállás segíteni fog egy biztonságos, befogadó munkakörnyezet megteremtésében, ahol az embereknek lehetősége van megosztani a gondolataikat és érzéseiket. Biztosíts időt és teret a személyes beszélgetéseknek ha szükséges. A munkatársak mentális jóléte kritikus fontosságú ebben a nehéz időszakban a jó teljesítményhez.

A másik problémás pont a munka-magánélet egyensúly felborulása. A távmunkából dolgozók gyakran panaszkodnak a sok túlóráról, laptop előtt eltöltött ebédidőről. Kommunikáljuk világosan a munkaidő és a szünetek fontosságát, adjunk tippeket és ötleteket a jobb időmenedzsmenthez. 

Néhány jó kérdés ami segíti a biztonságérzet és a visszajelzési-kultúra kialakítását, fejlődését:

  • Hogy érzed magad? 
  • Mennyire érzed leterhelve magad? 
  • Mennyire érzed stresszesnek a jelenlegi helyzetet?
  • Mennyire érzed stresszesnek a munkád?
  • Mi most számodra a legfontosabb?
  • Miben lehetne fejlődni, mit kellene javítani?
  • Mire lenne szükséged a fejlődéshez?

5. Távoli csapatépítő rituálék

A munkatársak közti jó kapcsolat fenntartása a mostani helyzetben rendkívül fontos. De hogyan segítheted távolról, ha nem szervezhetsz csapatépítő játékokat, borozást és még a közös kávézások és ebédek is elmaradnak? 

A ShiwaForce HR és marketing csapata a saját fejlesztésű visszajelzési kultúrát erősítő StatusApp-ját, a Slacket és a Google Meetet hívta segítségül a csapatok összekovácsolására. Lássuk hogyan!

A StatusApp segítségével minden vezető és dolgozó naponta megválaszol három alapvető kérdésre, melyek ugyan egyszerűek, de mögöttük sok év agilis és lean középvállalati menedzsment tapasztalat van: 

  • Tudod-e mit kell csinálni? (Cél, feladat, határidők)
  • Tudsz-e haladni? (Akadályok)
  • Hogy érzed magad? (Hangulat)

Ezen felül pedig van egy szöveges mező, ahová vérmérséklettől függően örömét, bánatát megoszthatja bárki. Sőt, ha valaki úgy érzi, hogy teljesen félrement a napja, akkor azonnal megnyomhatja a “Pánik” gombot, amiről az igazgatók értesülnek és rövid időn belül személyes figyelmet kap a probléma.

A StatusApp mellett a ReMood fantázianevet kapó projektünk keretein belül készítettünk egy #anti-socialdistancing Slack csatornát, ahol minden nap apró csapatépítő és hangulatjavító játékokat, fotó-kihívásokat, cikkeket osztunk meg a csatornát követő csapattagokkal. Emellett létrehoztunk a Google naptárban egy minden nap ismétlődő eseményt E-bédlő néven, hogy ne maradjanak el teljesen az eddig megszokott kötetlen a közös étkezések, beszélgetések.

Nagyon fontos, hogy a csapattagok kapcsolatban maradjanak egymással a körülményektől függetlenül is. Ezért jók a heti állandó rituálék és események, ahol mindenki egy kicsit felszabadulhat, fesztelenül beszélgethet, játszhat egymással bármiféle kötelességérzet nélkül. 

Néhány ötlet a távoli közösségépítésre:

  • Csinálj néhány közösségi Slack csatornát, ahol különböző témák mentén kapcsolatba léphetnek egymással a kollégák. 
  • Ütemezz be a naptárba csoportos ebédekre, kávézásokra ütemezett “közösségi tereket”. 
  • Próbáld személyesebbre venni a csapatmegbeszéléseket, indítsd őket valamilyen hangulatoldó kedves, személyes dologgal. 
  • Kezdeményezz virtuális játékokat, hogy egy hosszú, munkával töltött nap után legyen lehetőség a közös kikapcsolódásra. 

Mint minden újdonsághoz, ehhez is hozzá kell szokni, de vannak olyan bevált gyakorlatok és szokások, amelyek segítenek a virtuális csapatok irányításában. Némi erőfeszítéssel és energiabefektetéssel ugyanolyan hatékonysággal működhet az új, digitális csapatod mint azelőtt. 

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM