fbpx

5 lépés, amivel azonnal javítható a vállalaton belüli kommunikáció

Mindegy, hogy épp az irodában dolgozunk közösen, vagy mindenki otthonról végzi el a feladatait, a jó kommunikáció kulcsfontosságú, hogy kihozzuk csapatunkból a maximumot.

Mindegy, hogy épp az irodában dolgozunk közösen, vagy mindenki otthonról végzi el a feladatait, a jó kommunikáció kulcsfontosságú, hogy kihozzuk csapatunkból a maximumot.

Soha nem szabad alulbecsülni a transzparens kommunikáció értékét, hiszen számtalan akadály küzdhető le és vita előzhető meg, ha biztosítjuk a megfelelő információáramlást a szervezeten belül. A kommunikáció fejlesztése növeli a munkavállalók elkötelezettségét, fokozza a bizalmat, segíti a jobb megértést és lehetővé teszi a feladatok gyorsabb és pontosabb elvégzését. Éppen ezért, ha visszatérő problémákba, akadályokba ütközünk, amik hátráltatják a hatékony munkavégzést, első lépésként érdemes megvizsgálni a munkafolyamatokat, vezetői-alkalmazotti kapcsolatokat és eszközeinket kommunikációs szempontból is.

De hogyan javíthatjuk a munkahelyi kommunikációt? Milyen lépéseket tehetünk akár most azonnal. 

Ismerjük meg a kommunikációs lehetőségeinket

Mielőtt nagyon elmélyednénk a fejlesztendő területek felkutatásában, érdemes először végiggondolni, hogy milyen csatornák és eszközök állnak a rendelkezésünkre és melyiknek milyen előnyei, hátrányai vannak és hogyan használhatjuk ki legjobban a bennük rejlő lehetőségeket. Például az üzleti chat felületek nagyban segítik a csapatokat az együttműködésében. Ez gyors, hatékony és azonnali csatorna, de vannak olyan esetek, amikor a chatelés nem a legjobb módja a kommunikációnak, például ha feladatok delegálásáról van szó. Legnagyobb veszélye, hogy a fontos információk gyakran elvesznek, nem kereshetők vissza és sokan munkaidő után is aktívan használják. A csevegőprogramot tehát használjuk arra, ami a nevéből következik: csevegésre, beszélgetésre, csoportkommunikációra, és ne feladatkiosztásra, riportolásra, teljesítménymérésre.

Néha a legnyilvánvalóbb, legkézenfekvőbb megoldás nem jut eszünkbe, ami jelen esetben a vállalaton belüli személyes kommunikáció. Nincs az a platform, ami alkalmasabb az akadályok elhárítására és a bizalomépítésre, mint az élő személyes találkozó. Ha ez épp nem megoldható, a videochat is megoldás, ott is kialakul az egymásra figyelés és követhetőek a gesztusok, mimika.. 

Természetesen a különböző helyzetek különböző csatornák használatát kívánják meg, nem elegendő egyetlen felület biztosítása a folyamatos információáramláshoz. A legjobb, ha összeülünk a csapatunkkal és átbeszéljük a munkafolyamatainkat, listázzuk a használt csatornáinkat és együtt döntjük el, hogy az egyes feladatokhoz milyen megoldásokra lenne még szükségünk. Minél jobban megértjük a csapat igényeit és felmerülő akadályait, annál könnyebben és pontosabban ki tudjuk választani a megfelelő eszközöket..

Transzparens, nyílt kommunikáció

Az átláthatóság egyértelműen javítja a kommunikáció minőségét. Ha hajlandóak vagyunk többet megosztani önmagunkról és elfogadni azt, amit mások megosztanak velünk, akkor jobban meg fogjuk érteni mások tetteit és motivációit, és jobban fogunk tudni együtt dolgozni.

Hisszük, hogy minden csapat képes összehangoltan kiemelkedő eredményeket véghezvinni, ha egy új szintre emelik a csapatmunkát, hangsúlyozva az empátiát, átláthatóságot, és átfogó kommunikációs eszközöztárat épít ki a saját igényeire szabva. A nyitottság lehetővé teszi a  folyamatos fejlődést és növeli a szervezet alkalmazkodási, innovációs és növekedési képességét, miközben elmélyíti a munkavállalók elkötelezettségét.

A nyitott, transzparens és akadálymentes kommunikáció valamint megfelelő munkakultúra megteremtése azonban sok erőfeszítést igényel. Ez különösen igaz, ha a jelenlegi folyamatok nem működnek jól, és folyamatos belső feszültség van. Ahelyett, hogy elkezdenénk szépíteni vagy esetleg elhallgatni bizonyos információkat, érdemes beleállni a nehézségekbe és a csapatainkkal közösen megtalálni a legjobb megoldást a problémák orvosolására.

 Kutassunk a jobb megértés érdekében

Van valami, ami igazán mélyen blokkolja a kommunikációt: a feltételezések. Mielőtt interakcióba kerülünk valakivel, győződjünk meg róla, hogy elegendő információ áll a rendelkezésünkre és nem csak megalapozatlan feltételezéseink vannak az illetőről és a témáról. Amikor eljutottunk arra a pontra, beszélgessünk az illetővel, igyekezzünk nyitott kérdéseket feltenni, hogy nagyobb teret biztosítsunk számára a beszélgetésben, jobban megértsük motivációit és gondolkodását.

 Hallgassuk meg a másikat

 Erre a tippre mindannyiunknak szüksége van, nem csak a munkahelyünkön, a magánéletünkben is. A szomorú igazság az, hogy emberek nem tulajdonítanak elég nagy jelentőséget annak, hogy meghallgassák egymást. Sokan fordítunk rengeteg energiát abba, hogy jobb “üzenetküldővé” váljunk, ami általában addig terjed ki, hogy megtanuljuk, mi hogyan beszéljünk másokkal nem pedig arra, ami igazán fontos: hogy képesek legyünk jó hallgatósággá válni és figyelni arra, a másik mit mond. Első lépésként figyeljük meg magunkat, egyből meg fogjuk érteni mi a gond. Ugye előfordult már, hogy elkezdtük nyomkodni a telefonunkat vagy a laptopunkat miközben valaki beszélt hozzánk? 

 A vállalaton belüli kommunikáció fejlesztése egymás meghallgatásával kezdődik. Ha a csapatunkban távolról dolgozó kollégák is vannak, még inkább fontos, hogy aktív figyelemmel forduljunk feléjük és egy videó meeting közben ne foglalkozzunk más dolgokkal, hiszen szinte azonnal észrevehető, hogy nem az illetőre figyelünk.

 A visszajelzés értéke

Hogyan kaphatunk visszajelzést? Hogyan adhatunk visszajelzést? Rengeteg útmutatást és vitát folytatunk nap mint nap a visszajelzésekről, ideértve a gyakorlati módjait és fejlesztési lehetőségeit. 

De mennyire fontos a visszajelzés? Egyszóval: nagyon. Mint a hallgatás, ez is alapvető fontosságú a megértés és az interperszonális kommunikáció javítása szempontjából. A visszajelzés jobb együttműködéshez vezet, miközben a csapattársakkal együtt dolgozunk a projekteken. 

A különböző kommunikációs csatornákhoz hasonlóan a visszajelzés adásnak is különböző módszerei lehetnek. Ha nem négyszemközt adunk visszajelzést, legyünk nagyon tapintatosak, ügyeljünk arra, hogy véletlenül se hozzunk kellemetlen helyzetbe másokat.  Ez nem azt jelenti, hogy ne adjunk visszajelzést vagy ne legyünk őszinték. A minőségi visszajelzés javítja a munkát, és az őszintén adott visszajelzést el kell tudni fogadni.

Győződjünk meg róla, hogy a visszajelzés minden esetben a munkára és nem a személyre összpontosít, és fogalmazzunk meg javaslatokat, alternatívákat a megoldást illetően. Ez kulcsfontosságú, és gyakran figyelmen kívül hagyják hiszen sokkal könnyebb csak a kritikát megfogalmazni, mint megoldási javaslatot kínálni és tanácsot adni a jövőre nézve. 

 +1 tipp: Érdemes megfontolni egy olyan eszköz beszerzését, ami segít az emberi kapcsolatok ápolásában, elősegíti a belső kommunikációt és a céges feedback kultúra fejlődését. Nekünk a StatusApp vált be erre a célra, ami egy agilis visszajelzésküldő alkalmazás. A StatusApp a saját fejlesztésű HR alkalmazásunk, ami lehetővé teszi a munkatársak számára a napi szintű visszajelzést, a sikereik és elakadásaik bejelentését és ezáltal a felmerülő problémák gyors megoldását. Most 1 hónapig ingyen kipróbálhatod, regisztrálj egy perc alatt!