fbpx

3 tényező, ami akadályozza a belső vállalati kommunikációt

A kommunikáció az egyik legfontosabb dolog az életünkben, de rendkívül nehéz igazán jól csinálni. A jó hír az, hogy vannak olyan egyszerű dolgok, amelyeket megtehetünk a kommunikáció és hatékonyság javítása érdekében, különösen a munkahelyünkön. 

A kommunikációhoz is annyian értenek, mint a focihoz. Mindenki azt gondolja, alapvetően jók vagyunk a kommunikációban és mindig világosan, érthetően fogalmazunk, legyen szó akár egy beszélgetésről, vagy kiküldött e-mailről, chat üzenetről. Ha valaki valamit félreért, akkor az nyilván az ő hibája, hiszen mi mindent egyértelműen a tudtára adtunk. És mekkorát tévedünk, ha így gondolkozunk.

A kommunikáció az egyik legfontosabb dolog az életünkben, de rendkívül nehéz igazán jól csinálni. A jó hír az, hogy vannak olyan egyszerű dolgok, amelyeket megtehetünk a kommunikáció és hatékonyság javítása érdekében, különösen a munkahelyünkön.  

3 ok, amiért mindenkinek vannak kommunikációs nehézségei

1. Azt gondoljuk, tudjuk, hogyan működik a kommunikáció és a legtöbben tévedünk

Amikor beszélünk, sokszor nem gondolunk bele, hogy mennyire különböző a személyiségünk, a hozott mintáink, a kommunikációs stílusunk és gondolkodásmódunk a beszélgető partnerünkhöz képest. Ezért azt feltételezzük, hogy ami a mi fejünkben egyértelműnek tűnik, az a másiknak is azonos jelentéssel bír.

2. Amikor kommunikációs nehézség adódik, mindenkit hibáztatunk, csak magunkat nem

Amikor a beszélgetés résztvevői nem érzik meg az általunk átadni kívánt üzenetet, mindig őket hibáztatjuk. Miért nem figyeltek jobban? Miért nem olvasták el az anyagot, amit küldtünk? Lehet, hogy nem elég intelligensek hozzá, hogy megértsék? Nem ugyanazon a megbeszélésen voltunk? Tudniuk kellene, hiszen mindannyian ugyanazt az e-mailt kapták meg…

Amíg így gondolkozunk, a kollégáinkat hibáztatjuk a félreértésekért és nem érezzük felelősnek magunkat, addig nem is törekszünk arra, hogy megoldjuk a problémát. Ha viszont belátjuk a hibát, jobban fogjuk érezni, mit tehetünk a nézeteltérések megoldása érdekében.

3. A kommunikáció rendkívül komplex

Létezik egy kommunikációs modell, ami jól szemlélteti ezt a komplex folyamatot, sok ember számára alapjaiban változtatja meg a társas kommunikációhoz való hozzáállását. Egyszerűnek tűnik, mégis ezt a modellt mindenkinek érdemes alaposan végiggondolni. 

Lássuk a kommunikáció folyamatát két ember között:

 Gondolat >> kódolás >> átadás (valamilyen csatornán) >> fogadás >> dekódolás >> értelmezés >> megértés

 Ez már így önmagában nem tűnik egy egyszerű folyamatnak, nézzünk egy konkrét példát, a könnyebb megértéshez.

Gondolat: Éhesnek érzem magam, szívesen ennék valami finomat.

Kódolás: Írok egy Slack üzenetet: “Annyira éhes vagyok!”

Átadás: Elküldöm az üzenetet egy sütiszörny GIF kíséretében a csapatom Slack csatornájára.

Fogadás: A csapattagjaim megkapják az üzenetet a Slacken.

Dekódolás: A csapattársaim elolvassák az üzenetet és megnézik a GIF-et.

Értelmezés: Egyik kollégám aki azonnal megnézi, azt gondolja, hogy sütit akarok enni. Egy másik 11:30-kor látja csak az üzenetemet és úgy véli, készen állok az ebédre. A harmadik mindeközben arra gondol, hogy odáig vagyok a sütiszörnyes GIF-ekért, hiszen már háromszor posztoltam hasonlót a héten.

Megértés: Az első kollégám úgy gondolja, hogy édesszájú vagyok, a második úgy véli, többet kellett volna reggeliznem míg a harmadik elkönyveli magában, hogy rendkívül találó GIF-eket szoktam találni.

Ez a példa jól ábrázolja, mennyi minden zajlik le egy hétköznapi, egyszerű információcsere során. Ez még nem minden, ugyanis egy fontos nehezítő tényező még hiányzik a képletből: a minket körülvevő óriási zaj.

Milyen zajról van szó tulajdonképpen?

  • A kommunikáció résztvevőinek érzelmi állapota (vidám, dühös, szomorú, stb.)
  • A résztvevők kapcsolata (kollégák, rokonok, házastársak)
  • A résztvevők elvárásai, előfeltételezései (jó hírre/rossz hírre számít)
  • A résztvevők állapota (elfoglalt, felkészületlen, feszült)
  • Nyelvi nehézségek
  • A nem megfelelő csatorna (olvashatatlan kézírás, rossz wifi-jel)
  • Tényleges zaj (ha például hangos kávézóból vagy nyitott irodából dolgozunk)

Nem csoda hát, hogy annyiszor akadályba ütközik a kommunikáció, de néhány jól bevett gyakorlattal, hatékonyan túllendülhetünk ezeken az akadályokon.

Lehetőségek, amelyek segítenek javítani a vállalaton belüli kommunikációt:

1. Készüljünk fel a kommunikációs kihívásokra és tekintsünk rájuk lehetőségként a fejlődésre

Amikor valaki félreért minket, a legtöbben egyből frusztráltak és mérgesek leszünk a váratlan helyzettől de csak abban az esetben, ha nem vagyunk kellően felkészültek. Ha viszont számítunk erre az eshetőségre, tudatosan, könnyedén elháríthatjuk az akadályt.

 2. Érezzük magunkat felelősnek abban, hogy sikeresen kommunikáljunk

Hatalmas különbség van aközött, hogy hibáztatjuk magunkat, vagy felelősséget vállalunk a tetteinkért. Nézzünk is egy konkrét példát a ” The Subtle Art of Not Giving a F*ck” című könyvből, ami jól szemlélteti a helyzetet. Ha valaki az ajtónkban hagy egy elárvult kisbabát, nem hibáztatjuk magunkat azért, mert ezt a kisbabát elhagyták, viszont felelősek vagyunk azért, hogy megtaláljuk és tegyünk a biztonságba helyezése érdekében. Amíg a hibáztatás a múltra vonatkozik, a felelősségvállalás a jelen feladata. Ezért amikor valamilyen okból a beszélgetőpartnerünk nem ért meg minket, sértődés helyett segítenünk kell neki a jobb megértésben.

 3. Szabjuk az üzenetünket a csatornára és a befogadóra 

Ismernünk kell a beszélgető partnereket, a kontextust, a használt csatorna gyengeségeit és a lehetséges zajokat amelyek akadályozhatják az üzenetünk célba juttatását. Némi empátia szükséges ahhoz, hogy megfelelően kommunikálhassunk kollégáinkkal. 

4. A történetmesélés fontossága

Ha besétálunk egy megbeszélésre, kiosztjuk a feladatokat, majd kisétálunk, akkor valójában magára hagyunk egy teljes csapatot félinformációkkal a bizonytalanságban. Ha egy sikeres projektet szeretnénk irányítani, transzparens, teljeskörű kommunikációra lesz szükségünk,  ami lehetővé teszi a teljes csapat számára, hogy megismerjék a projekt célját, az ütemtervet, a feladatok megoszlását és a csapaton belüli szerepeket.

 5. Kérjünk választ

Ne várjuk ölbe tett kézzel, hogy a kollégáink reagáljanak az üzeneteinkre, használjunk olyan kifejezéseket, amik ösztönzik a válaszadást és nyugodtan szabjunk meg konkrét határidőket is akár.

6. Kérjünk visszajelzést

Ha azt szeretnénk, tudni, hogy világos-e minden információ és feladat amit kiadunk, kérjünk rendszeres visszajelzést. A lényeg, hogy meggyőződjünk róla, hogy az üzenetünket befogadó személynek ugyanaz a megértése, mint nekünk. És ez ne csak udvariassági formula legyen, valódi lehetőséget kell teremteni az értelmes visszajelzésre. Az “Érthető?” “Igen” fordulat kevés. 

 7. Legyünk kíváncsiak

Ha úgy érezzük, hogy valamilyen félreértés van, ne kezdjük el ugyanazt ismételgetni. Ha elsőre nem értették meg, hiába mondjuk el ugyanazt még egyszer. Ehelyett inkább kérdezzünk okosan:

  • “Ki tudnád ezt fejteni bővebben?”
  • “Van más lehetőség, amit eddig nem vettünk számításba?”
  • “Tudnál segíteni abban, hogy jobban megértsem a nézőpontod?”
  • “Melyik résszel értesz egyet?”
  • “Melyik résszel nem értesz egyet?”
  • “Minden információ rendelkezésünkre áll, amire szükségünk van?”

8. Hallgassuk meg a másikat

Komolyan. Legyünk csendes és figyelmes hallgatóság. Ne olvassunk közben e-maileket, ne válaszolgassunk meg Slack üzeneteket, ne nézegessük az okosóránkat, csak figyelmesen hallgassuk meg a másikat. Ez az egyetlen módja annak, hogy jobban megismerjük a másik gondolkodásmódját és motivációit.

9. Soha ne szóljunk közbe

Még ha tudjuk is, mi lesz a válaszunk, ne szakítsuk meg a másikat a mondandójában. Várjuk meg, amíg végig mondják. Egyfelől lehet, hogy még nem ismerünk minden szükséges információt, másfelől pedig mindenkinek rosszul esik, ha beléfojtják a szót. Fontos tudatosítani magunkban, hogy a közbevágással nem nyerünk időt, sőt hosszú távon meghosszabbítja a folyamatokat.

 10. Legyünk mindig kitartóak

Nem biztos, hogy minden elsőre megy majd, mint a karikacsapás, ezért fontos, hogy ne adjuk fel az első kudarcnál. Ha kellően empatikusak és türelmesek vagyunk, biztos, hogy idővel javulni fog a vállalaton belüli kommunikáció, amivel sokkal hatékonyabban és boldogabban telik majd a közös munka.

Még több szakmai tartalomra vágysz? Csatlakozz közösségünkhöz és rendszeresen megosztunk veled jó gyakorlatokat, eszközhasználati tippeket és trükköket küldünk neked, tájékoztatunk legújabb webinárjainkról, szakértői cikkeinkről, üzleti és fejlesztői podcastjeinkről és kedvezményes képzéseinkról.

CSATLAKOZOM